こんにちは!本日も皆さんと「知ってお得な営業マン情報」を共有していきたいと思います!是非、最後までお付き合いください!

さて今回ご紹介させて頂くのが、営業マンの必須ツールであります営業リストアタックリスト)に便利なエクセル形式での作成についてです。

しかしながら、エクセル形式で作成するのにはメリット・デメリットがある為、その点を理解した上で使用しないと非効率となってしまいます。

今回の記事でメリット・デメリットを理解して頂き、効果的なリスト作成に少しでもお役立てになれば幸いです。

営業(アタック)リストのエクセル形式での作成について

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営業リストとはアタックリストとも言われ、顧客情報をリスト化し効率的に営業管理する事です。

営業管理する為にリスト化する項目としては、住所、電話番号、担当者、サイトURL等の基本的な情報はもちろん、見込み客のランク分けや営業活動の進捗状況を記載する項目もあります。

そのため作成方法としては、基本的には表計算や集計が容易に行えるエクセルファイル形式で作成する事が望ましいでしょう。作成する上でのメリット・デメリットがありますので、今からご説明させて頂きます。

エクセルで作成する4つのメリットとは??

エクセルで作成するメリットは次の4つが挙げられます。

  • 誰でもすぐに作成する事が出来る
  • 集計処理に便利
  • フォーマットが豊富
  • ファイルにパスワード設定が出来る

誰でもすぐに作成する事が出来る

エクセルファイルを使用することは誰でも無料で作成出来るといった導入の容易さが挙げられます。列と行で管理する為、項目作成も簡単に行えるでしょう。

集計処理に便利

エクセル作成での醍醐味であるデータを集計する事でしょう。その一つにピボットテーブルという機能があります。

ピボットテーブルとは複数のデータ情報の中から、カテゴリー別に合計を出したり、アポイント獲得した日時や担当者等を洗い出しする事が出来る簡単集計機能です。

例えば、下記のような表があります

上記の表は企業名、担当者及び成約状況が項目として挙げられたものとなります。このデータを集約して担当者別に成約状況を把握する為にピボットテーブルを使用します。

やり方としては上記画像のように表全てをドラッグ指定します。

その後下の画像のようにツールバーのデータを選択するとピボットテーブルという項目が出てきます。

選択すると、下記のように右側に行、列、値、フィルタといった項目が出てきます。ここでは行に「企業名」、列に「担当者」と、値に「成約」の項目を追加してみます。

すると、下記のように列に担当者、行に企業名が入った表が作成されます。こうすればどの担当者がどの企業に成約出来たのかが一目瞭然ですよね。

このようにして、乱雑に作成されて表においても上記のように項目ごとに分かりやすく集計してくれる機能があります(便利ですよねぇ)。

日付ごとに集計したい場合等は「日付」の項目を行や列に追加したり、削除したり出来るので必要に応じて集計してみましょう。

もっと機能を知りたい!とう方は下記の動画が15分程と少し長めではありますが、分かりやすく説明されているのでご参照下さいね。

フォーマットが豊富

インターネットでは無料のエクセル形式でのフォーマットが豊富にあります。一部有料のものもありますが、ほとんど無料でダウンロードする事が出来きます。

ダウンロードしたあと必要に応じて項目を追加したり削除する事が出来るので効率的に作成する事が出来ます。

無料でダウンロード出来るサイトに関して下記の関連記事を参考にして下さい。

ファイルにパスワード設定が出来る

営業リスト(アタックリスト)も社内の情報ですので、誰かれ構わず編集出来るとファイルの信頼性が損なわれてしまうのでファイルに暗証番号をかけて管理する事も可能です。

ファイルにパスワード設定するやり方としては

  1. 対象のエクセルファイルを開く
  2. 右上にあるファイルを選択→名前をつけて保存を選択
  3. ツールを選択
  4. 全般オプションを選択
  5. ※書き込みパスパードと読み込みパスワードを設定
  6. パスワードの再入力を行い、保存して完了

※書き込みパスワードは編集する、読み込みパスワードは閲覧のみで使用する

上記に関してはExcel2010の形式による作業方法です

エクセルで作成するデメリットについて

エクセルで作成するデメリットについては下記の3つが挙げられます。

  • 同時入力が出来ない
  • スマホから入力が出来ない
  • 社外での入力が困難

同時入力が出来ない

エクセルファイルとなると社内で共有するにしても一人の職員が編集していると、その他の職員が編集が出来ないというデメリットがあります。

営業活動に関してはそれぞれがバラバラの時間帯で動いている事から入力したい時に入力出来ないと非効率となる場合があります。

スマホから入力が出来ない

近年スマートフォンの機能は充実してきており、パソコンと同等の機能を果たしてくるようになってきましたが、エクセルではパソコンを起動する必要がありさっと効率的にスマホからの入力が出来ないデメリットがあります。

社外から入力が困難

営業マンとしては営業活動を終えて、新鮮な情報が頭の中に残っているうちに入力したいと思いますよねぇ。しかしながら、クラウド環境が整っていない職場では社外からの入力が困難となり、どうしても職場へ戻ってからの入力となってしまいます。

営業リストをエクセルでうまく活用するポイントについて

分析したい内容の明確化を行う

営業リストを活用する上で欠かせないのが項目を選定し、また分析したい内容を先に明確化しておくことです。

例えば、営業先の地域や業種別での成約状況の分析を行いたいのかや営業活動した内容で分析を行い営業効率を高めたいか等と目的を明確化します。

上司のアドバイスを得るためにもどこでつまづいて、どこでうまく出来ているのかを可視化することが重要であります。

入力形式を統一する

項目はもちろんのことながら入力方法に関してもデータ編集者は統一しておく事が必要であります。例えば、「エクセルの行は1項目にする」、「住所や日付等の表示方法(番地をハイフンでの表記にするのか、西暦や和暦で表記をするのか等)の統一」等を決めておきましょう。

営業リストは誰しもが見てみやすいものでなくてはなりませんから

複数名で共同作業する場合はスプレッドシートを活用する

スプレッドシートとはGoogleが提供しているサービスでエクセルと同じ表計算してくれるツールです。Googleアカウント及びGmailで情報共有する事が出来き、同時入力する事が出来きリアルタイムで作業する事が可能です。

共有したい職員のアカウント登録さえしておけば良いので、ファイルにパスワード設定をしておく必要もありません。また手持ちのスマホに関してもGooleアカウントを登録しておけば、社外でもスマホを使用して手軽に入力作業が出来ます。

まとめ

  • 営業リストはエクセル形式で作成することが望ましい。
  • エクセル形式で作成するメリットは誰でも無料で始めることが出来て、便利な集計機能がありフォーマットが豊富。またパスワード設定が出来き機密性が高い。
  • エクセル形式で作成するデメリットとしては、同時入力が出来ず、社外やスマホからの入力が困難。
  • エクセルを上手く活用するポイントとしては、分析項目を予め明確化しておき、入力形式に関しては社内で統一しておく。複数名で作業する事が効率的であれば、Gooleのスプレッドシートを活用する。

今回は営業リスト(アタックリスト)のエクセルでの活用方法について記載しました。営業ツールとして効果的な営業リストを使用し、自社の売上アップにお役立ち出来れば幸いです。