こんにちは！本日も皆さんと「知ってお得な営業マン情報」を共有していきたいと思います！是非、最後までお付き合いください！
昨今の働き方改革やグローバル競争の激化に加え、昨今の新型ウイルス(COVID-19)対策により、ニューノーマルな働き方を求められるようになり、業務改善ツールの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
業務継続にあたっては、もはや業務改善ツールとしてITツールの導入は不可欠な存在となっており、経済産業省のレポートでも報告された『2025年の崖』への対応が急務となっています。
しかし、業務改善ツールといっても様々なツールが存在しており、どの業務改善ツールを選択すべきか悩ましいところですよね。
今回は業務改善に役立つ業務改善ツールを目的別に案内したいと思います。
ぜひ、この記事で業務改善ツールについて理解を深めてください。
目次
タスク、リスト用途別おすすめ業務改善ツール12選
業務改善ツールといっても様々なツールが存在しています。
ここでは目的別におすすめのツールを紹介したいと思います。下記の順番で紹介していきますね！
- 業務管理ツール
- ファイル共有
- コミュニケーションツール
- バックオフィスツール
※各ツールの価格・プラン情報は、記事作成時の各公式サイト記載の情報です
1.業務管理ツール
代表的な業務管理ツールを3つ紹介します。
- Backlog（バックログ）
- Asana（アサナ）
- Trello（トレロ）
おすすめ① Backlog-株式会社ヌーラボ
Backlogは、「言った言わないがなくなる」がキャッチコピーのプロジェクト管理ツールで、全世界で１７０万人以上のユーザーに利用されています。
タスクには担当者や期限などを設定できるため、タスクに対して他のメンバーからコメントがあったり、タスクの期限が近くなるとメールでお知らせする機能があります。
そのため担当者が明確になり、作業漏れによるミスを防止することができます。
また、Backlogは、プロジェクト数(※)、ユーザー数がほぼ無制限に作れるため、部署単位などでBacklogを契約する必要がなく企業単位の料金プランというのが特徴の1つです。（※料金プランによりプロジェクト数に制限があります）
おすすめ② Asana-アサナ
Asanaはアメリカに本社をおくグローバル企業で、世界的に使われているプロジェクト管理ツールです。
特徴としては、ガントチャートを始めとしたタスクの表示形式が豊富なことです。
また、他の従業員から依頼を受け付ける「フォーム」や、タスクを作るか相談したい時に便利な「メッセージというタスク管理に関する機能を搭載しています。
料金プランはユーザー単位での契約となります。少し長いですが、日本語での機能解説動画がありますので気になった方はまずご覧ください。
参考：Asana
おすすめ③ Trello-アトラシアン
オーストラリアのシドニーに本社を置くアトラシアン社が提供しているプロジェクト管理ツールです。全世界で100万以上のチームが利用しています。
Trelloは、ふせん(ポストイット)に近い感覚で、タスクを管理するカンバン方式がメインになります。必要に応じてガントチャートやカレンダーでの使い分けが可能です。
Trelloは無料でユーザー数に制限がないのも特徴です。
参考：Trello
参考：業務管理ツールの解説動画
各業務管理ツールの操作画面については、こちらの動画を参考にしてみてくださいね。
個人の業務を管理するには「タスク管理」はエクセルも便利ですよ！エクセルでのタスク管理については下記記事をぜひ参考にしてください。
2.ファイル共有サービス
従来ではファイルをメールやUSBメモリなどに入れてやり取りしていたと思います。
ファイル共有サービスを利用することによって、他の人とファイルの共有、同時編集を可能にすることができます。
代表的なサービスを3つ紹介します。
- Dropbox（ドロップボックス）
- Microsoft OneDrive
- Googleドライブ
おすすめ④ Dropbox
Dropboxはオンラインストレージの先駆者的な存在です。シンプルで使いやすさが特徴的なソフトです。
無料プランと有料プランの違いとしては以下のようになります。
- 利用可能なストレージが5GB から3TB～5TBになる
- 削除してしまったファイルの復元可能期間が30日間から180日間に変更される
参考：dropbox
▼パソコンからもスマホからもアクセス可能なので営業職の方にもぴったりです
おすすめ⑤ Microsoft One Drive
Microsoft OneDriveはMicrosoftが提供するクラウドストレージです。
Microsoftアカウントがあれば、誰でも無料で5GBまで利用可能です。
企業向けのMicrosoft365のサービスでは、1TBまで利用可能です。マイクロソフト社の製品であるため、ExcelやWord、PowerPointなどとの連携に優れているのが特徴です。
個人利用でもExcelなどを有料で使う365会員になれば1TBまで使えますよ！
▼もちろんスマホからもアクセスできます！
おすすめ⑥ Googleドライブ
GoogleドライブはGoogleが提供するクラウドストレージです。
Googleアカウントがあれば、誰でも無料で15GBまで利用可能です。
企業向けにはGoogle Workspace(旧G Suite)というサービスに含まれており、契約プランにより30GB～1TBまで利用可能となっています。
▼もちろんスマホからもアクセスできます！
参考：Googleドライブ
3.コミュニケーションツール
従来メールでのやり取りをしていましたが、昨今ではチャットによってやり取りをする企業が増えてきました。メールより気軽に連絡ができ、コミュニケーションの効率化が期待できます。
- LINE WORKS
- Chatwork
- Microsoft Teams
- Google Chat
おすすめ⑦ LINE WORKS
LINE WORKSとは、みなさんが普段利用しているLINEのビジネス版です。
LINE WORKSの特徴としては、以下のような特徴があります。
- LINEと同じレイアウトなので違和感なく使うことができる
- 既読した人数だけでなく誰がメッセージを読んだのかがわかる
- アドレス帳が作成できるため社内のアドレスを知らなくてもアドレス帳にあれば連絡がとれる
無料プランと有料プランの違いとしては以下のようになります。
- ユーザー数が100人から無制限になる
- ストレージが5GB から100GB～10TBまで利用可能になる
- 音声やビデオ通話などが1:1から200人まで同時通話可能になる
参考：LINE WORKS
▼スマホ用アプリはこちらから！
おすすめ⑧ Chatwork
国内利用者数No.1の中小企業向けビジネスチャットです。
機能としては4つの機能があります。
- チャット
- ファイル管理
- タスク管理
- ビデオ/音声通話
無料プランと有料プランの違いとしては以下のようになります。
- 無料プランはグループチャットは7個(2021年7月より）
- 有料プランではグループチャットが無制限になる
- ストレージが５GB から100GB～10TBまで利用可能になる
- 音声やビデオ通話などが1:1から複数人での同時通話可能になる
参考：Chatwork
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おすすめ⑨ Microsoft Teams
Microsoft TeamsはMicrosoftが提供するチャットツールです。
Microsoftアカウントがあれば、誰でも無料で利用可能です。
無料プランと有料プランの違いとしては以下のようになります。
- 音声やビデオ通話などの参加者数上限が100人から300人になる
- 会議の長さの上限が60分から24時間になる
- 会議のレコーディング(録画)が可能になる
▼スマホ用アプリはこちらから！
おすすめ⑩ Google Chat
Google ChatはGoogleが提供するチャットツールです。
Googleアカウントがあれば、誰でも無料で利用可能です。
企業向けGoogle Workspace(旧G Suite)というサービスに含まれており、無料プランと有料プランの違いとしては以下のようになります。
- 音声やビデオ通話などの参加者数上限が100人から300人になる
- 会議の長さの上限が60分から24時間になる
- 会議のレコーディング(録画)が可能になる
参考：GoogleChat
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4.バックオフィスツール
領収書などの精算、請求業務などバックオフィス業務のペーパーレス化する業務改善に役立つツールを2つ紹介します。
- BtoBプラットフォーム
- 楽楽精算
おすすめ⑪ BtoBプラットフォーム
BtoBプラットフォームを導入することにより、請求業務を完全ペーパレスすることができます。
紙による請求書の作成ですと、手作業でExcelなどに手入力、手計算を行っていた作業を行い、印刷した書類を郵便物として送付していますよね。そのため、入力ミスや誤計算、宛先間違いによる人的ミスが、どうしても発生することがあります。
BtoBプラットフォームでは、予め入力フォーマットを決めることができ、計算は自動出来に行ってくれます。宛先についても事前に登録を行うことが可能となっています。
これにより作業時間を短縮、紙代や運送費などのコスト削減、金額間違いや宛先間違いによる人的ミスも防止することで業務効率化が期待できます。
また、郵送と異なり即時相手方に届くため、データ受領から金額チェックなどを、より効率よく対応することができます。
加えて、電子データとして保管できることで検索効率の向上、原本の紛失リスク回避などのメリットがあります。
参考：BtoBプラットフォーム
おすすめ⑫ 楽楽精算
楽楽精算は、クラウド型経費精算システムです。
こちらはテレビCMがかなり放送されているので、ご存知の方も多いかも知れません。(下の横澤さんのCMでお馴染みですね）
従来、紙で行っていた経費精算フローを社内の誰もが楽にできるようになるクラウド型のサービスです。
精算業務時に発生する手入力や手計算による申請ミスを自動化することにより、申請者や経理担当者の作業効率を大幅に改善することができます。
参考：楽楽精算
バックオフィス業務のペーパーレス化は必須!
バックオフィス業務のペーパーレス化は、新型ウイルス(COVID-19)対策により、以前にまして注目されています。
特に契約書や伝票類、労務関係書類を扱う部署は、押印や紙書類管理のため出社を強いられ問題視されるようになりました。
国もデジタル改革関連法案として、「押印の廃止」を掲げ、今後はペーパーレス化がより進むことが予想されます。(当時の大臣である河野さんのTwitterはかなり話題になりましたよね…！）
ペーパーレス化はさまざまなメリットがあり代表的な例として5つが挙げられます。
- コスト削減(紙代、印刷代、切手代、保管コストなど)
- 電子データ化することで脱属人化が可能
- 様々な書類やデータをクラウド上で一元管理することができる
- 電子データ化することで厳重なセキュリティ管理ができ盗難や紛失を防ぐことができる
- 電子データとしてクラウド上で保存することにより紛失、盗難、焼失などにより資料がなくなることを防止可能
バックオフィス業務のペーパーレス化のメリットについては、以下の動画でも解説しているので参考にしてみてください。
業務改善ツールを導入する目的は？
業務改善ツールを導入する目的とはなんでしょうか。 代表的な理由は4つあります。
- 労働精算人口減少への対応
- 業務の可視化
- DXへの対応
- 新しい働き方への対応
労働精算人口の減少への対応
日本は少子高齢化に伴う労働人口の減少が課題となっています。しかし、業務量は増加傾向にあります。一人当たりの業務量が増加している状態です。
現時点で既に多くの業務を抱えている人にこれ以上の業務を増やすことは大変危険です。そこで生産性を向上させるために業務改善ツールの導入が1つの目的です。
業務の可視化
業務改善ツールの導入の2つめの目的は業務の可視化です。
日本企業の業務内容は曖昧なことが多いです。
特に問題なのは業務の属人化です。
「この作業は○○さんしか知らない」「実はこういう作業をやっていた」「マニュアルはないから一子相伝」など、一部の人しか知らない業務があることです。
そういった業務を可視化（見える化）して、誰が対応しても同じ品質で対応できるようにすることが業務改善ツール導入の目的です。
DXへの対応
経済産業省が2018年に『DXレポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～』というレポートを発表しました。
参考：デジタルトランスフォーメーションの加速に向けた研究会の中間報告書『DXレポート2（中間取りまとめ）』を取りまとめましたー経済産業省
2025年の崖とは？
課題をポイントで簡単にお伝えすると以下の5つになります。
- 既存のシステムは複雑化・ブラックボックス化してしまって改修が困難
- 保守運用してきた世代が定年退職するため保守運用できる人材が不足する
- 既存システムの保守運用コスト高騰により新しい技術を担う人材の確保ができない
- クラウドベースのサービス開発・提供が主流の流れに乗り遅れる
- システムトラブルによりデータ滅失などのセキュリティリスクが高まる
これらの課題を克服できない場合、2025年以降、最大12兆円/年(現在の3倍)の経済損出が生じる可能性があります。
このような背景から各企業におけるDX意欲が高まりから、業務改善ツールの導入が広く検討されています。
新しい働き方への対応
従来は会社に出社して仕事するのが当たり前でしたが、コロナウルス(COVID-19)の影響により、多くの会社が在宅勤務(テレワーク)など、新しい働き方を求められるようになりました。いわゆるニューノーマルと呼ばれる働き方です。
例えば、緊急事態宣言で在宅勤務が推奨される最中でも、押印や書類作業のために出社を強いられたのは記憶に新しいかと思います。
- 社員同士のコミュニケーションが希薄になり業務効率が落ちた
- 入社したばかりの社員の教育が難しい
- テレワークだと誰が何をしているのかがわかりづらくなった
こういった課題の解決策として、業務改善ツールの導入を検討することが推奨されています。
業務改善ツールを導入するメリットは？
では実際に業務改善ツールを導入することで、どういったメリットがあるのでしょうか？
主には以下に挙げるようなことが期待できます。
- コスト削減
- 生産性向上
- 労働環境改善
- コミュニケーション円滑化
- 顧客へのサービス品質向上
コスト削減
いままで人の手で行っていた作業を自動化することにより、作業時間の削減に繋がりコスト削減につなげることができます。
また、いままでは紙に印刷してやり取りしていた書類を、電子化することでペーパーレスすることで環境への配慮も期待できます。
生産性向上
業務改善ツールを導入することで、業務パフォーマンスや職場全体の生産性の向上が期待できます。
例えば「稟議を通すのに上司たちの押印が必要だけど、部長が出張で押印してもらえない」なんてことはありませんか？
業務改善ツールを導入することで、部長が出張先でも電子承認が可能になります。
紙の書類では上司が席にいるタイミングを見計らって、押印してもらう必要があり、場合によっては何日もかかってしまうことがあります。
これを業務改善ツールで電子化することで、稟議を通すのに時間がかかっていた時間が削減できます。
● 手作業で行っていた業務を自動化することで、その業務に使っていた時間を他の業務に使うことができるようなります。
● 業務を自動化することでミスしやすい業務の改善も見込めます。
労働環境改善
業務改善ツールの導入をすることにより、労働環境の改善にも期待できます。
具体的には、一部の社員しかできない業務や手作業で行っていた業務を、業務改善ツールを導入することにより、誰でも対応できるようになります。これにより長時間労働や残業時間の低減が見込めます。
コミュニケーション円滑化
「お客様から連絡が来たけど担当者が休みで対応状況がわからない」
こういったコトはありませんか？
こういった事象に対しても、業務改善ツールを導入することにより、社員間で情報共有が行われ、コミュニケーションを円滑にすることが見込めます。
顧客へのサービス品質向上
ここまでは業務改善ツールを導入することで社内でのメリットを挙げてきました。
業務改善ツールを導入することで、顧客満足度の向上にもつなげることができます。
それは、今まで問題課題にはなっていたが、対応する時間がなく先延ばししていたことを、業務自動化や業務効率化により、作業時間を作り出すことができるようになります。
これにより、サービスの品質を高めることができ、顧客の満足度向上につなげることができます。
業務改善ツールを選定するポイント
目的別に業務改善ツールを紹介しました。
しかし、実際にどのツールを導入したらよいか悩ましいですよね…
スモールスタートができる
まずは無料プランやお試しプランで、使い勝手が良いかなどを確認することがおすすめです。
よくあるパターンとしては「導入したけど思ったのと違ったから他の製品に乗り換えた」「結局あまり使っていない」ということです。
こういった二度手間を防ぐためにも、まずは無料プランやお試し期間を利用し、実際に使用してみて業務改善に有効かをテストすることも大事です。
導入することが目的ではない
「無事、全社に導入できたから満足！」ではなく、「導入して業務改善を行うこと」が目的です。
そのため、必ず定期的に導入したことによって効果測定を行う必要があります。
例えば以下のようなことを、定期的に効果測定を行うことが大切です。
- 長時間労働、残業時間は低減したか？
- 作業ミスは減ったか？
- 顧客からのクレームは減ったか？
全てを業務改善ツールに移行する必要はない
業務改善ツールを導入するにあたって、必ずと言っていいほどぶつかる課題があります。
- 業務改善ツールに合わせて業務プロセスを変更する
- 業務改善ツールをカスタマイズして業務プロセスに合わせる
というどちらを選択するかということです。
基本的には、「業務改善ツールに合わせて業務プロセスの変更を行う」ことが望ましいです。
しかし、業務改善ツールが希望するようなカスタマイズを行えない場合や、カスタマイズには別途料金が発生することがあります。
IT投資できる予算には限りがあるため、業務改善ツールを導入にあたっては優先順位をつけて段階的に対応していくことが望ましいです。
まとめ
いかがだったでしょうか。今回は リスト、タスク業務改善ツール について解説しました。
業務改善ツールを導入することで得られるメリットは次に挙げる5つです。
- コスト削減
- 生産性向上
- 労働環境改善
- コミュニケーション円滑化
- 顧客へのサービス品質向上
また、コロナウイルス(COVID-19)により、在宅勤務(テレワーク)が推奨されることになり、今までとは違った働き方を求められることになりました。
ニューノーマルな働き方に対応するためにも、業務改善ツールを導入することをおすすめします。
ここまでお読みくださり、ありがとうございました。