こんにちは!本日も皆さんと「知ってお得な営業マン情報」を共有していきたいと思います!是非、最後までお付き合いください!

ビジネスにおいて重要なタスクですが、エクセル管理しているという人がほとんどではないかと思います。

しかしその反面、操作方法が複雑であったり、作成自体に時間がかかったりする点も見受けられます。

そこで今回は、仕事の効率が上がるタスク管理の方法をご紹介します。

この記事ではタスク管理に使えるテンプレートも一緒にご紹介していますので最後までご覧ください。

エクセルでできるタスク管理のポイントと作成方法

タスク管理と一言で言っても、個人で管理する場合とチームで管理する場合があります。

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杉田
チームで管理する場合は個人に比べて管理が複雑になります。

それぞれのポイントと、管理表の作り方を解説していきますね。

個人での管理方法のポイント

個人でのタスク管理のポイントは以下のようなポイントがあります。

  • 比較的シンプルに作成することができる
  • 更新の習慣をつける必要がある

比較的シンプルに作成できる

個人でタスク管理をする場合、期限や完了日を共有する必要がなく、比較的シンプルに作成することができます。

チェック

入力する情報の項目も追加したり、変更したりしやすいのもポイントです。

更新の習慣をつける必要がある

自分しか管理する人がいないので、管理自体がおざなりになりやすいです。

最初のうちは完了日や期限を忘れないように、工夫することが大事になってきます。

チェック

次第に更新しなくなり、使わなくなってしまわまいようにこまめな更新を習慣づけることがポイントとなります。

個人での管理表の作り方

個人での管理表の入力項目は以下の項目を参考にしてください。

  • 入力日
  • タスク
  • 期限
  • 完了日
  • 備考

です。

あとは、管理表を使いだしてから必要な項目があればカスタマイズしていくと良いでしょう。

このように「期限」や「完了」が日程によって背景色が変化するように入力するととても見やすい管理表が完成します。

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杉田
一見難しそうに見えるかもしれませんが、覚えてしまえば簡単です。

下記の動画がとても分かりやすく解説してくれているのでこちらを参考にしてみてください。

チームでの管理方法のポイント

チームでの管理方法のポイントは、以下のようなポイントがあります。

  • 管理のそのものが複雑になりやすい
  • チーム全員が管理する必要がある

管理そのものが複雑になりやすい

チームで管理する場合は、複数人で管理することになるので管理自体が複雑になりやすいです。

チーム全員が分かるように情報を細分化して入力しましょう。

チェック

情報を管理する担当者を決めるなどの工夫をすることで効率化が計ることができます。

チーム全体が管理する必要がある

プロジェクトがどこまで進んでいるのか?などの現在の状況をマメに更新したり、確認する必要がありチーム全員で管理する必要があります。

チェック

例えば「1つのタスクが完了しないと、次のタスクが始めれない」など、相互的な関係が発生するので、チーム全体で管理する必要があります。

チームでの管理表の作り

チームでの管理表の入力項目は以下の項目を参考にしてください。

  • PJ(プロジェクト)名
  • タスクID
  • 内容
  • 部署
  • 担当者
  • 状況
  • 開始日
  • 終了日
  • 資料URL
  • 備考

チームで管理する場合は、「ガントチャート」を使うと見やすい管理表を作成することができます。

このように、ガントチャートだと共有した時に、誰が見ても分かりやすい表を作成することができます。

下記の動画が分かりやすく解説されているので参考にしてください。

エクセルでタスク管理することで仕事の効率アップ!

エクセルでタスク管理する会社は多くても、エクセルを使うのが得意な人もいれば、そうでない人もいます。

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杉田
人ぞれぞれエクセルスキルってありますよね。

しかし、大事なことは分かりやすい操作方法を知ることで誰にでもエクセルでタスク管理ができるようになることだと思います。

そうすることで、仕事の効率アップにもつながるし自分自身への自信になります。

他にも、タスクおすすめ業務改善ツールなどが記載された記事がありますので、こちらも参考にしてみてください。

タスク管理のテンプレート

最後に、タスク管理を行うのに少しでも作成時間を短縮したい!と言う人におすすめのテンプレートをご紹介します。

マイクロソフトのテンプレート

マイクロソフトのテンプレートはエクセルだけでなくワード・パワーポイントのタスク管理のテンプレートがあります。

試しに「タスク管理」で検索すると以下のようなテンプレートが表示されました。

色々なテンプレートがあるので気になる人は是非検索してみてください。

Excel Pro 工程表(フリー版)

Excel Pro工程表は、1ヵ月・3ヵ月・6ヵ月・12ヵ月の工程表が簡単に作成することができます。

工程の開始日・終了日を入力するだけで、ガントチャートが自動表示されるのでエクセルが苦手な人でも使いやすいです。


Excel Pro工程表には無料版と有料版(¥5,000)の2つあります。

こちらのフリー版は無料でダウンロードすることができ、使い勝手が良いのでフリー版でも十分使いやすです。

Hotateの苦悩

Hotateの苦悩も操作が比較的簡単で、エクセルが苦手な人にも使いやすいです。

以上3つのテンプレートをご紹介しました。

気になる人は是非ダウンロードしてみたください。

まとめ

今回は、エクセルでタスク管理方法と管理表の作り方をご紹介しました。

まとめるとこんな感じです。

  • 個人での管理方法はシンプルで比較的管理しやすい
  • チームで管理方法はタスクの相互的な関係が発生しやすいので管理が複雑になりやすい

です。

エクセルを使いこなして、仕事の効率アップを目指しましょう!