こんにちは！本日も皆さんと「知ってお得な営業マン情報」を共有していきたいと思います！是非、最後までお付き合いください！
自分が作成した集計表が、「見づらい」なんて言われたことありませんか？
そこで今回は、エクセルを使った見やすい集計表とグラフの作成方法をご紹介します。
この記事を読めば、集計表を初めて作成する人でも見やすい集計表・グラフが作成できるようになるように分かりやすく説明していますので、最後までご覧ください。
目次
データ管理には必須⁉エクセルでできる集計表の作成・グラフ化までの手順
集計表は、ミーティングや会議で使われることも多く誰が見ても分かりやすく作成する必要があります。
時間をかけて作成したのに相手にイマイチ伝わらず、「結局何が言いたいの？」となることだけは避けたいです。
「見やすい集計表」を作成するのは、大変ですが見栄えを意識するだけで相手に伝わりやすくなります。
下の記事ではエクセルの関数などをご紹介していますので、こちらも参考にしてみてください。
集計表の作成方法
初めに、見やすい集計表を作るためには3つのポイントがあり、それは以下の通りです。
- 文字列を調整する
- 文字列を結合する
- テーブル機能を使う
です。
たったこの3つを取り入れて作成することで、格段に集計表が見やすい集計表を作成することができます。
文字列を調整する
例えば、このような表を作成したとします。
アンケート結果はしっかり入力できているのですが、文字が切れていたり、途中から文字が隠れているのでこのままでは読めません。
調整したい列を選択し、列番号の境目をダブルクリックします。(この場合、DとEの境目)
これをするだけで、文字に合わせたセル幅に調整され見やすくなります。
文字列を結合する
見出しを入力した場合、空白のセルができ見にくくなってしまいます。
結合したいセルを選択し、「ホーム」→「結合」→「結合して中央揃え」を選択します。
すると、したのようにセルが結合され文字が中央にきて見やすくなります。
こうすることで、どこまでがアンケートの表なのかが分かりやすくなりましたね。
テーブル機能を使う
テーブル機能とは、アンケートなどで集計した様々なデータをまとめることができる機能のことです。
先ほどのアンケートの表に色を付けてより見やすくします。
まず、「挿入」タブの「テーブル」を選択します。
そうすると、「テーブルの作成」と言う小さい画面が表示されます。
必ず、「先頭行をテーブルの見出しとして使用するに」チェックをいれ「OK」をクリック。
セルに色がつき、とても見やすくなりました。
テーブルを作成する際の注意点として、見出しのセル列は入れないようにしましょう。(ここで言えば、アンケートと集計用のセル)
グラフを作成した時に、間違った凡例になってしまいます。
グラフの作成方法
これまでは、集計表を見やすくするポイントを説明してきましたが、ここからは集計表を使ったグラフの作成方法をご紹介します。
ピボットテーブルを使う
あまり聞きなれない言葉ですが、ピボットテーブルとは、大量のデータを集計したり分析できる機能のことです。
ピボットテーブルを使うことによって、以下のようなグラフを作成することができます。
ピボットテーブルを使って作成したグラフのことを、ピボットグラフと言います。
ピボットグラフの作成方法は、「挿入」タブ→「ピボットテーブル」を選択します。
ピボットテーブルを選択すると、下のように点線で範囲指定されます。
そうすると、「ピボットテーブルの作成」と言う小さい画面が表示されます。
「新しいワークシート」にチェックを入れて「OK」をクリック。
「選択できるフィールド」から右の列や行などの枠にドラッグして作成していきます。
この記事は、下の動画を参考にしています。
とても分かりやすく詳細に説明されていますので、こちらをご覧ください。
データに合ったグラフを選ぼう
エクセルのグラフは「横棒」「折れ線」「円」「縦棒」などたくさんあります。
しかし、データに合ったグラフを選ばなければ「分かりにくい」グラフになってしまいます。
例えば、縦棒や横棒のグラフであれば、売り上げや人口などの「比較」に使用されることが多いです。
折れ線グラフは、気温などの「変化」に使用されることが多いですし、円グラフは全体を占める「割合」に使用されることが多いです。
これらを理解したうえでグラフを選ぶととても見やすく分かりやすいグラフを作成することができるようになります。
まとめ
今回は、見やすい集計表とグラフの作成方法をご紹介しました。
まとめるとこんな感じです。
- 文字列を調整する
- 文字列を結合する
- テーブル機能を使う
- ピボットテーブルを使う
- ピボットグラフを使う
です。
あまり聞きなれない言葉や使ったことのない機能が出てきて戸惑った人もいると思いますが、使いこなせば家計簿なども入力することができて、とても便利です。
是非、使いこなせるように頑張りましょう！