こんにちは!本日も皆さんと「知ってお得な営業マン情報」を共有していきたいと思います!是非、最後までお付き合いください!

メールは、社内メールや取引先とのメールなど、毎日のようにやり取りされていてビジネスにおいて必要不可欠なツールではないでしょうか?

しかし、メールの仕分けまで出来る人は少ないです。

そこで今回は、メールデータをしっかり仕分けできる管理術をご紹介します。

Outlookになじみがない人でもこの記事を読めば、仕分けの方法が理解できるようになるので、最後までご覧ください。

受信トレイを整理するメール管理術

毎日会社のパソコンに送られてくるメールを読んだあとは、そのままにしている人も多いのではないでしょうか?

avatar
杉田
読んだメールは、しっかり管理する必要があります。
avatar
広尾
管理した方が良いのは分かるのですが、メールの管理に時間を取られたくないんです。

上の会話ように「読んだメールに時間を割くのがもったいない」や「めんどくさいから時間がある時にしたい」と言うのは最善の策とは言えません。

『「残業しないチーム」と「残業だらけチーム」の習慣(明日香出版社)』にも「残業しないチーム」はパソコンが整理され、「残業だらけのチーム」は整理されていないと書かれているほどで、メール管理は大切です。

商品概要「残業しないチーム」と「残だらけのチーム」の習慣
価格¥1,650(税込)Amazon
※2021/09/27現在の価格です
特徴整理整頓、時間の管理など仕事改善に対して実践できることが多い
こんな人におすすめ「どうしたら残業せずに定時で帰れるか」という仕事の効率化を目指している人におすすめ
メリット内容自体が分かりやすく、読みやすい
デメリット外勤などクライアントの都合に合わせて働く人は、すべて実行することが難しい

メールを管理した方が良い理由とは?

「メールを管理した方が良い」とは良く聞くのですが、何故管理した方が良いのでしょうか?

その理由は以下の通りです。

  • 重要なメールを見逃してしまう可能性がある
  • 重複して返信してしまう可能性がある
  • どこにあるか分からず探さないといけなくなる

などです。

例えば、大量のメールが整理されていない状態のままだと、取引先から重要なメールが来たのに気付かずに数日後に催促のメールが届くなんてこともあります。

avatar
広尾
大事なメールを見逃してしまった経験があって、その時は焦りました。

慌てて大量のメールの中から探して、平然を装って返信しても意外と相手にはバレているものです。

チェック

メールでのミスは、あなたが考えているよりも相手は不快に思っており、信頼関係にもつながるので、気をつけなければいけません。

メールの仕分け方法

メールの仕分け方法は以下の通りです。

  • フォルダに振り分ける
  • キーワードで検索する
  • アーカイブ機能を使う

です。

これだけでは分かりにくいので、一つずつ説明していきますね。

フォルダに振り分ける

メールの仕分け方法として一般的なのがこの「フォルダに振り分ける」です。

振り分けのポイントとして、3つくらいのフォルダを作成することです。

フォルダをたくさん作成してしまうと、探すのに時間がかかったりどこに振り分けたのか、わからなくなってしまう可能性があります。

avatar
杉田
「対応」「未対応」「保留中」などでフォルダを作成すると見やすいでしょう。
チェック

フォルダに振り分けることで、取引先からの仕事に素早く対応できたり、優先順位をつけることができます。

フォルダの作成方法は、下の動画をご覧ください。

1分程度で分かりやすくまとめられています。

キーワードで検索する

「キーワードで検索する」は、フォルダに振り分けずにメール管理したい時に使える便利な方法です。

チェック

キーワード検索とは、指定した単語を入力するとその単語が入ったメールを見つけることができる機能のことです。

avatar
杉田
このキーワード検索は、「どこのフォルダに仕分けたのか忘れてしまったけど、メールの内容は覚えている」などのときにも使えます。

「宛先」「件名」「メールの内容」などから検索できるので、とても便利です。

検索方法も載せておきますので、詳しく知りたい人は下記の動画をご覧ください。

アーカイブ機能を使う

アーカイブ機能はフォルダを作成してまで分類する必要はないけど、削除せずに保存しておきたい時に使える便利な機能です。

チェック

アーカイブは、受信トレイからアーカイブフォルダに移動して非表示にできますが、検索や再表示することもできます。

例えば、受信トレイの容量がいつのまにか上限に達してしまい、メールが受信できなくなった時に古いメールをアーカイブに移動させることもできます。

avatar
杉田
受信トレイの容量も確保できて、古いメールを見返すこともできるので安心ですよね。

アーカイブ機能の使い方を説明している動画を載せておきますので、是非ご覧ください。

メールを使いやすくするポイント

最後に、メールを使いやすくするポイントをご紹介します。

以下の通りです。

  • フォルダを作成する場合は3つ程度にする
  • 受信トレイは空にしておく
  • 迷惑メールや営業以外のメールは残しておく
  • 対応できるものはその場で処理する

です。

これから説明していきますね。

フォルダを作成する場合は3つ程度にする

先ほどもお伝えしたように、フォルダを作成する場合は、3つ程度にしておくのがベターです。

細かく作成すると、作業自体に時間がかかるし、探す時にもどこのフォルダに保存したか分からなる可能性がありまうす。

avatar
杉田
これでは却って仕事の効率が悪くなってしまいます。

そうならないためにもフォルダ作成は、必要最低限の数にしましょう。

受信トレイは空にしておく

メールを読んだら、受信トレイはなるべく空にしておきましょう。

空にすることで、受信トレイをスッキリさせることと、未読のメールを見やすくする2つの目的を果たすことができます。

avatar
杉田
帰宅する前にメールを振り分けて整理するなど習慣づけを心がけると良いでしょう。

迷惑メールや営業以外のメールは残しておく

メールは、取引先以外にも必要ない迷惑メールや、関係ない営業メールなども受信します。

avatar
杉田
これらは、容量確保のために削除しても良いですが、それ以外のメールは削除せずに、残しておいた方が賢明です。

例えば、もう1年近く前に対応した社内メールを削除したとします。

しかし、そこに重要な内容が書かれていたりパスワードが書かれていたら、分からなくなり、取り返しがつきません。

受信トレイの容量が上限に達してしまわないように、古いメールはアーカイブに移動しておくなど対策を取りなるべくメールは残しておきましょう。

対応できるものはその場で処理する

対応できるメール内容であれば、後回しにせず、その場で対応しましょう。

avatar
杉田
後回しにすると、対応そのものを忘れてしまったり、重複してしまう可能性があります。

すぐに対応すれば、取引先からも「この人は仕事ができる!」と信頼されます。

こんな逸話もあります。

またソフトバンクの孫正義氏は1996年から2012年にヤフーの代表取締役社長に井上雅博を選んだ理由を「あいつが一番メールの返事が早いからだ」と答えたそうです。

引用:Career Supli

avatar
広尾
孫さんが言うとなんか説得力がありますね。

対応できるメールは素早く対応して、「仕事ができる人の思考パターン」を身に付けましょう。

まとめ

今回は、受信メールの仕分け方法についてご紹介しました。

まとめるとこんな感じです。

  • フォルダに振り分ける
  • キーワードで検索する
  • アーカイブ機能を使う

です。

正しくメール管理することで、仕事の効率を上げることができるので、頑張って身に付けましょう。