こんにちは!本日も皆さんと「知ってお得な営業マン情報」を共有していきたいと思います!是非、最後までお付き合いください!

早速ですが、誰にでも平等に与えられているものってなんだと思いますか?

それは1日24時間、365日という「時間」です。

「もっと時間があれば・・・。」と、ため息をついたことは一度や二度ではない方も多いのではないでしょうか。こんな日々にちょっとしたことで余裕が生まれ、時間に追われていた暗い毎日にゆとりという光が差すとしたら試してみたくなりませんか?

今回は営業成績だけでなく、心の豊かさにも影響が出る予定管理についてわかりやすく解説いたします!ぜひ最後までご覧下さい!

営業は予定管理がすべて!時間との勝負は避けて通れない

予定管理の重要性

営業でもっとも重要なこと、それは製品やサービスを顧客に売ることです。

営業には必ず顧客がおり、その顧客から与えられた貴重な時間の中で、製品やサービスをアピールしていかなければなりません。

もし予定管理がうまくできず、顧客の時間を無駄にしてしまったとしたら、信頼は一気に失墜し、もう二度とチャンスは与えてもらえないでしょう。

これは営業担当だけの損失ではなくなり、会社としても大きな機会損失になります。

予定を管理することは自分の時間管理だけでなく、顧客の時間を有効に使わせてもらうことだということを認識し、顧客に時間の無駄だったと思われないような時間管理を徹底していきましょう!

予定管理はウォーミングアップ

営業活動の中で予定管理が必要ないものは存在せず、どれか一つでも欠けてしまうと信頼失墜につながりますが、予定管理を行っていれば顧客と会う可能性が大きく上がり、成約に向けてスタートを切ることができます。

ただ注意が必要なのは、管理すべきものは顧客の事だけではないということです。

営業が行う管理項目

・顧客との商談・移動(新規・既存。アポ取りも含む)
・納品の調整(時間同様最重要)
・提案資料作成業務
・部内調整・新規顧客開拓(アタックリスト*1を用いて打ち合わせ)
・メール・電話などの連絡業務、経費精算や日報作成業務

実際はこれ以上に複雑で無数の業務があるかと思いますが、ここに列挙した一部を見るだけでも、予定管理が多岐にわたり時間と労力を必要とするということが認識できたかと思います。

最も大切なのは顧客との商談ですが、それ以外をおろそかにしても良いというわけではありませんので、予定管理をしっかり行い欠けてしまうことがないようにしましょう!

*1アタックリストとは見込み顧客リストのことで、営業活動を円滑に行う上では欠かせない必携ツールです。

アタックリストについてこちらで詳しく解説しております。ぜひご覧ください。

何かが欠けてしまう原因は実に単純で簡単なこと

原因は見積もりの甘さ

予定管理が非常に重要ということはご理解いただけたかと思います。

avatar
広尾
予定管理は重要だから、無駄なくビッシリ予定を組もう!

無駄なくビッシリ入れていけばうまくいきそうですが、このままでは失敗してしまう可能性が高いと思います。なぜでしょうか?

一緒に陥ってしまいやすい代表的な失敗例を見ていきましょう。

移動時間の見積もりが甘い

営業にとって最も大切なのは商談ということはお伝えいたしました。

avatar
田口
商談は最も大事!成約のチャンスが広がるから、全て最短ルートで移動して1件でも多く成約までもっていこう!

当然成約のチャンスがあるわけですから、当然嬉しくて仕方ありませんが、商談をビッシリ入れてしまい時間に余裕がなくなってしまうこともあるかと思います。

もしそこで予期せぬアクシデントが起きたら対応できず、余裕もなくなり商談の質が下がる可能性がありますし、時間が押してしまえば、2件目以降の商談時間に間に合わなくなり、すべてが将棋倒しのようにバタバタと音を立てて倒れていくことになりかねません。

商談時間の見積もりが甘い

商談は営業マンが一方的に話して終わるものではなく、余談や顧客からの質問があることも容易に想像できるはずなのに、それを考慮に入れず最短での時間を設定してしまっている場合です。

余談が予想以上に盛り上がったり、質問が思ったより多かったりして時間に余裕がなくなってしまうと気持ちは次のアポに向かってしまいませんか?

受け答えもどこか上の空になってしまう可能性もありますし、質問があったときに「時間がないので後日でも良いですか?」となってしまってはすべてが台無しです。

資料作成時間の見積もりが甘い

商談のアポ取りに注視するあまり、提案資料をじっくり作成することが出来なくなってしまうことがあります。

資料は他社で作成したものの使いまわしになり、会社名の変更もれや、金額や数量も違う状態で資料を持っていくなんてことはあってはなりません。

万が一、他社名が記載してあったり、当初の金額と違うなどの資料を見たときどう思うでしょう?

「大切にされてないようだし、もしかすると当社の情報も漏れているかも・・・。」と不安になり、あなたとの取引は今後できないと思われても仕方ありません。

avatar
杉田
名称や金額などのミスは商談では致命傷です。じっくり見直せる時間も確保しましょう!遅れる際の連絡も必須です!!

時間の見積もりが甘いことが原因で起こる代表的な事例を解説いたしましたが、どれも共通して言えることは「次のチャンスはないかもしれない」ということです。

余裕のなさを隠しきるのは難しい

時間に余裕がなくなってくると、言動に焦りが出てきてしまい、その場はうまくやり過ごせたと思っていても、顧客には見破られていることが多々あります。

avatar
広尾
言葉には細心の注意を払っているので、多少焦ることはありますが先方には伝わってないと思います。

言葉だけを注意すれば良いと思いがちですが、実は言葉以外の部分も非常に重要です。

焦りから出てしまう無意識な行動の例

・時計を見る回数が増える。(時間の経過の確認)
・会話の中で沈黙を作れない。(時間を無駄にしたくない)
・質問が来ないように一方的に話し、終わったら資料を片付け始める。
・席を立とうと体を斜めに傾け始める。
・座っているときに出口のほうに足を向けてしまう。

話し手が聞き手にどんな印象を与えているのかは【ノンバーバルコミュニケーション(非言語コミュニケーション)】の影響も大きいということはご存じでしょうか?

ノンバーバルコミュニケーションとは、言語以外で取るコミュニケーション方法のことで、具体的に、表情や声色・香り等、人間の五感で捉えることのできるコミュニケーションが当てはまります。

「コミュニケーション=言葉のやり取り」と真っ先に思い浮かびますが、言葉以外の部分が第一印象に大きく影響するとまで言われており、この「言葉以外の部分」で無意識に顧客からの信頼を失ってしまわないようにするためにも、焦らない環境が大切です。

管理に特別な能力は必要なし!ツールを使うのもOK!

まずは簡単なステップを習慣化しよう

改めて予定管理の重要性はご理解いただけたかと思いますので、ここからは管理方法について簡単に解説したいと思います。

やるべきことを明確にし、優先順位をつける

管理項目が非常に多数ということは前述した通りで、とにかく幅広く管理していく必要があります。

どれも当然おろそかにできませんが、その中で管理項目に優先順位をつけていく方法がおすすめです。

  1. アポ・問い合わせ対応
  2. 訪問・商談
  3. 資料作成
  4. 新規開拓
  5. 営業方法の模索・検討

これは一例ですが、顧客 → 社内業務 → 自分の業務のように、顧客業務を最も優先し自分の業務は最後に行う流れが効果的かもしれません。

自分が作業をできる総時間数を把握する

時間管理の甘さは致命傷になりかねません。

顧客からはもちろんですが、社内からの信頼失墜も業務を円滑に進めるためには絶対に落としてはいけません。

avatar
田口
商談と資料作りで時間がないので会議に出られません!
avatar
杉田
またか・・・。彼女は時間管理が甘い傾向があるから、大型案件を任せるのは不安だなぁ・・・。他に任せるか・・・。

このような事態にならないために、まず予定を立てる際に一つの業務をどれくらいの時間でできるのか、社内引継ぎの際の打ち合わせの時間は十分か、不足な事態に対応できる余裕はあるか等、現状の自分の作業能力を見極め、各項目に充てられる総時間数を把握しましょう。

経験を積めば作業時間の短縮やゆとりが生まれ、新しいことに挑戦できる時間が生まれます。

優先順位を考えながら、作業を予定に落とし込んでいく

優先順位と総時間数が把握できたら、すでに時間が決まっているアポを優先に、ゆとりをもったスケジュールを組んでいきましょう。

スケジュールを組んでちょっとした隙間時間ができた際には、「ザイオンス効果」を利用したメール・電話・訪問営業がおすすめです!

ザイオンス効果(単純接触効果)とは

相手に何度も繰り返し接触することによって、徐々に好感度や評価が高まっていくという効果で、無関心だった物や人でも、頻繁に目に触れたり、接する機会が増えたりした場合、次第に良い印象を持つようになるというもの。
接触回数があるほど警戒心等が薄れ、親近感を持つという特徴もあるため、営業やマーケティングなどでも多大な効果をもたらします。

「最近どうですか?」とか「何か困ったことはありませんか?」等気軽に声を掛けられる関係性になればより営業はしやすくなるのではないでしょうか。

非常に効果的ですが、使い過ぎは逆効果になりただのしつこい営業になってしまいますので、相手の様子を見ながら連絡を取ってみましょう。

ザイオンス効果やその他の心理テクニックについてこちらで詳しく解説しております。ぜひご覧ください。

ツールを有効活用する

予定管理を行う際に気がかりとなるのは、どのようにやるのか?という点です。

すでに紙の手帳やスマートフォンなどのマルチデバイス等を使用し、各々考え抜いた管理方法を実践されているかと思いますが、ここではすぐに誰でも簡単に始められる無料管理ツールを3つご紹介いたします。

Googleカレンダー

今さら聞けないGoogleカレンダーの設定方法と便利な機能を一挙解説 ...
引用元:Google

Googleが提供しているカレンダーで、Googleアカウントがあれば無料で作成・使用が可能です。

非常に簡単で操作性に優れており、スマートフォンのアプリもあるため、PCだけでなくスマートフォンでの使用も可能なため非常に多くのユーザーがいます。

TimeTree(タイムツリー)

TimeTree [タイムツリー]:家族や恋人、仕事仲間とカレンダーで ...

引用元:TimeTree

TimeTreeは、プロジェクトごとにカレンダーを作成して管理することができるため、メンバーが複数いるプロジェクトのスケジュール共有に最適な無料管理ツールです。

TimeTreeを使用していないメンバーにもLINEなどで共有することが可能なため、個人でのスケジュール管理に限らず、プロジェクトメンバーで共有したいというかたはおすすめです。

こちらもアプリがあるため、PC・スマートフォン共に使用が可能です。

LINE WORKS ビジネスチャット

引用元:WORKS MOBILE Japan Corp.

こちらは個人で利用されている方も多いLINEの無料の仕事用LINE。

LINEのような手軽さを、プライベートと仕事できっちり分けて利用したいという方におすすめです。

個人版LINEのようなスタンプを使用したメッセージも送れますし、チーム単位でのスケジュール管理のほか、ファイルのやり取りも安全にできる機能があります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

営業において時間管理が非常に重要ということをお伝えしました。

簡単にまとめるとこのようになります。

  • 予定管理は営業のウォーミングアップ。しっかりやらないと怪我をする。
  • 失敗の原因は「見積もりの甘さ」の部分が大きい。
  • 余裕のなさは言動から顧客に伝わってしまう可能性がある。
  • 優先順位や作業時間を把握し、余裕をもってスケジュールを組もう。
  • ツール利用で簡単に作成・共有しよう。

仕事に追われプライベートな時間を作ることができなくなると、ゆとりと余裕が奪われ、新しいことへのチャレンジ精神がなくなり、アイデアも枯渇してくることになります。

ゆとりのある予定管理を行い、仕事でもプライベートでも余裕ある毎日を送りましょう!

最後までお読みいただきありがとうございました!