こんにちは！本日も皆さんと「知ってお得な営業マン情報」を共有していきたいと思います！是非、最後までお付き合いください！
製品やサービスを販売する営業マンにとって切っても切り離せないのが納期です。
契約時に金額と共に最重要事項として納期が焦点になり、納期に間に合わないようなことが起きてしまうと契約の破棄や、賠償請求などの大きな損失を被ってしまうかもしれません。
営業マンであれば信頼を失うのではなく獲得したいものですよね。
そこで今回は結果も信頼も得ることができる納期管理について解説いたします！
ぜひ最後までご覧ください！
目次
納期管理とは？顧客と関係を深めるには必須！
納期管理とは？
納期とは、受注側が発注側に製品を受け渡す期日の事で、顧客との信頼関係を築くために納期遅延は可能な限りゼロに近づけなければなりません。
営業マンの仕事は顧客と商談を行い、成約できたとしてもここで終わりではなく、その先には製品やサービスの納品という業務が待ち構えており、納期に遅れることなく納品し問題なく稼働してまずは一段落です。
その後のフォローや新製品のアナウンスをしていく事も大切な仕事ですが、まずは期日通りに納品し信頼を得ることが最優先です。
万が一納期に間に合わない場合、信頼関係に大きなヒビが入ることも充分考えられますし、そのヒビがそのままライバルとの差になる可能性があるため確実に納期を守れる仕組み作りをすることが必要です。
納期の種類は大きく3つ
納期は以下のように大きく3つに分類することができます。
顧客からの受注・製品納期
契約締結後、受注した製品の納期遵守が最も重要で、納期を遅延せず行うことは、信頼関係の構築や今後の取引継続のためにも必要です。
製造先への発注
受注した製品が、自社製造ではなく他社に発注している場合は、この業務を遅滞なく確実に行わなければなりません。
原材料の仕入れや、生産ラインの確保などは担当者ではどうにもなりませんし、事前に納期の確認を怠ってしまえば大きな損失となってしまう可能性があります。
社内の打ち合わせ等
上記の二つは顧客や協力企業等へのものですが、社内にもプロジェクト進捗の報告や会議の資料作成等の見えない納期(期日)が存在します。
代表的なものにはアタックリスト*1を使った見込み客の絞り込み等、今後の方針に大きな影響を与えるものがあります。
営業は一人で全てを完結できるものではありませんので、社内での信頼も得られるようにしなければなりません。
もし社内でも遅延を常習的に行ってしまえば、大企業の担当を任せてもらえなくなる可能性もありますので、自分の成長のためにも必ず納期は厳守しましょう。
*1アタックリストについてはこちらで詳しく解説しております！ぜひご覧ください！
納期管理はブランド力強化のために欠かせない
納期が重要視される理由は、企業の信頼やブランド力に大きな影響を及ぼすからで、もし1日でも遅れてしまえば関係企業の作業進捗にも多大な影響を与えてしまいます。
もしこのように遅れが頻発してしまったらどんな影響が出るでしょうか？
取引先は業務の計算が立たず、調整が必要になりますし、納期でさえ守れない企業との契約継続はしたくないと思うのが普通です。
少しのミスが取り返しのつかないことになることも考えられますし、製品の品質低下や事故等のトラブルにつながる可能性があるので、くれぐれも無茶な納期の契約には注意しましょう。
原因は管理不足の可能性大！
なぜ遅延が生じるのか？
重要性は全営業マンが重々承知しているはずなのに、納期遅延や管理ミスが生じる原因はどこにあるでしょうか。
そこには発注側(営業)と受注側(製造)の両面に原因があるかもしれません。
発注側(営業)の主原因
契約を締結し、いざ発注という段階での急な変更や社内手続きの不備が一般的ですが、これ以上に問題なのはそもそも契約時点で無茶な納期設定をしている可能性がある点です。
結果が欲しいあまりに非現実的な納期での契約をしてしまい、社内での調整が全く効かなくなり遅延になるケースは絶対に避けなければなりません。
打ち合わせをしっかり行い、最短での納期の確認をしていれば、こんな初歩的かつ致命的なミスをせずに済む場合が多いのではないでしょうか。
受注側(製造)の主原因
製造ミスや不良品発生のトラブル、材料調達の遅延など多種多様ですが、多くの場合は上記のように営業が無茶な納期で契約をするケースが大前提になっている可能性があります。
このように受注側の納期遅延は、社内での意思疎通ができていなかったケースが多く、打ち合わせをしっかり行っていれば防げるものばかりです。
納期遅延を可能な限り削減する方法は？
生産・納品体制の見直しを行う
納期遅延の原因は社外というよりも社内での管理体制が整っていないことが大きな原因であることが多いため、問題改善の第一歩は社内管理体制の構築が必要になります。
具体的に管理体制の見直しを行う際には、以下の項目を考慮すると効果的に見直しすることができます。
5S・4M・QCDSの分析と活用
・整理 不要なものを積極的に処分する
・整頓 必要なものを使いやすいように整然と並べる
・清掃 きれいに掃除しながら併せて点検も行う
・躾 すべての事柄を習慣化し、全員で取り組む
5Ｓの内容は特別なものではなく、至って当たり前のことですが、5Sの取り組みを重要視している企業は、管理手法の一つとして捉えているため、重要視してない企業や特別取り組んでいない企業との間には非常に大きな差ができてしまいます。
・Man(人) 4Mの最重要部分 人の行動やスキルアップ等作業にかかわる分析
・Machine(機械) 効果的かつ効率的に機械設備が使用されているかなどの分析
・Material(材料) 材料の品質管理や流通手段を含めたコストの分析
・Method(方法) 効率等を考慮した作業マニュアルが整備されているかの分析
人材スキルや機械設備など作業効率アップのための分析項目として使用される事が多く、不測の事態が起きた際も、4Ｍを活用すればいち早く原因を追求し改善することが可能になります。
・Quality(品質) 不良品の発生を防ぎ、品質を保つ
・Cost(コスト) すべての工程をチェックし、コストの最適化を図る
・Delivery(運送納期) 製品の所在を明確にし、積み荷と配送の効率化を図る
・Safety(安全) すべての工程の安全対策に取り組む
5S・4M・QCDSはそれぞれが連動しており、どれか一つだけ取り組むのは非効率になってしまいます。
すべての項目のチェックや見直しを意識して行うことで、相乗効果が見込め非常に多くの効果を得る可能性が格段に高くなるため、積極的に取り組んでみましょう！
3つのリードタイムの把握と短縮
リードタイムとは、受注から納品までの一連の所要時間のことで、常に見直しを行うことで納期の大幅な短縮ができる可能性があります。
ここでは見直すべき3つのリードタイムについて簡単にまとめてみます。
・出荷リードタイム
製品を出荷し顧客に届くまでに要する期間のこと。
管理ができていないと製品が間に合っても、顧客に届かない事態に。
・購買リードタイム
製造に必要な材料等が自社に届くまでの期間のこと。
仕入・外注先ごとに管理しておかなければ製造部分に多大な影響が出てしまう。
・製造リードタイム
作成開始から完成までの期間のこと。
製品ごとに管理しておかなければ受注時点での納期回答ができなくなる。
生産・納品体制の見直しは、すべての部門で検討・見直しをしていくことで結果が出ることが多いので、全体を見ていく必要があります。
生産管理システムを導入する
自社でエクセル等を使用し管理することも不可能ではありませんが、各々のリードタイムは非常に複雑で管理項目も多種多様ですので、すべてを把握し作表するにも限界があります。
そこで各リードタイムの管理が容易になる生産管理システムを3つご紹介いたします。
引用元：株式会社アイル
売上・受注・仕入・発注・入金といった様々な標準機能に加え、多種多様な業種・業態に対応している販売・在庫・生産管理システムを取り扱っています。
引用元：株式会社DigitWorks
購買管理や品質管理をはじめ、経営情報や作業進捗などを分かりやすく図で表示することで、日々のさまざまな情報を一目で把握することが可能です。
引用元：株式会社モリックス
小規模企業のために開発された超低価格生産管理システムです。見積もりから売掛買掛管理までを網羅した高機能パッケージ商品です。
一例を紹介いたしましたが、生産管理システムを導入するにはコストの問題もあり、営業マン個人の意見での導入は簡単ではありませんが、納期遅延が起きない状況を作り出すために、営業部だけでなく会社に生産管理システムの導入を提案してもいいかもしれません。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
重要性や頻発するミス、改善分析方法について解説いたしました。
簡単にまとめるとこのようになります。
- 納期管理は顧客との信頼関係には欠かせない。契約と信頼を同時に獲得しましょう。
- 顧客への納期は最重要ですが、社内の納期も忘れず意識しましょう。仲間は大切に。
- 納期遅延の原因は社内管理ミスの可能性が高い。社内での打ち合わせは確実に。
- 5S・4M・QCDSを理解し、リードタイムに無駄がないか確認しましょう。
- エクセル等での管理には限界がある。生産管理システムの導入を検討しましょう。
顧客との窓口は営業マンであり、会社の看板も背負って動いていることになるため、納期管理に不備があると会社全体の評価になってしまいますし、社内外での営業マンの評価を一気に決定付けてしまう可能性があります。
顧客への納期遵守は当然ですが、社内の納期管理もそつなくこなし、社内外ともに信頼を得られる営業マンになれるように頑張りましょう！
最後までお読みいただきありがとうございました！