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プロジェクトの管理者など、管理職の方々のマネジメントのひとつとして、課題の管理と克服は必須事項になってきます。

多くの出来事は課題を管理できないと失敗します。
今記事では【課題管理一覧表】の重要性や作り方をわかりやすくお伝えします。

プロジェクトの成功、チームの発展のために、どう課題を扱っていくのか?
一覧化してハッキリさせて成功に導けるようになりましょう。

プロジェクトにおける【課題管理一覧表】の重要性と目的

プロジェクトの管理をするためには様々なマネジメントスキルが必要とされます。

とはいえ、【課題管理一覧表】で課題管理さえおさえておけば、プロジェクトの成功はグッと近づきます。

理由は以下の3点です。

  1. 課題は何か?を共有できる
  2. 課題の解決のために何をすべきかがわかる
  3. 課題を一覧化してチーム内で共有することで、スムーズに解決ができる

それぞれ解説をしていきます。

課題は何か?を共有できる

プロジェクトの管理者は課題がわかっていなければなりません。しかし管理者の頭の中をチームメンバーはわかりません。

課題管理一覧表を作成して可視化することで、チーム内での課題が共有できます。

課題を共有して、お互いに改善の意識をもって仕事に取り組むことが重要です。

課題の解決のために何をすべきかがわかる

課題管理一覧表には、【内容】と【解決策】が明記してあります。

これでチーム内の課題を解決するためにどうすればいいのか?がハッキリします。

また、新しい課題が出てきた時もチームで解決策を考えて共有することで、自分では考えつかなかった新しい発見があります。チームの成長に非常に有効です。

課題を一覧化してチーム内で共有することで、スムーズに解決ができる

チーム全員が同じ方向へ向かって行動できることが、課題一覧表を共有する大きなメリットです。

チームの足並みが揃えば、よりスムーズに課題の解決につながります。

また数ある課題に優先度を設けることによって、より優先度の高いものからチームで取り掛かれるようになります。生産性の向上に大きくつながります。

そもそも課題とは何か?

【課題】というものを説明するには、課題管理一覧表を構成する、4つの課題分類の意味も知っておくことが必要です。

課題一覧表を構成する4つの課題分類

  1. リスク
  2. 問題
  3. 課題
  4. タスク

です。順番に説明します。

【リスク】とは?

まだ発生していない、目的を阻害するような事象や要因で、発生が不確実なもの。

問題とは?

すでに発生してしまった、目的を阻害するような事象や要因で、原因がわかっていないもの。

課題とは?

すでに発生してしまった、目的を阻害するような事象や要因で、原因がわかっているもの。

タスクとは?

実際の作業や仕事、行動のこと。実行すれば終わるもの。

ではこの4つの分類の例を【新人教育が遅れている】という事象で見てみましょう。

【新人教育が遅れている】に対する4つの課題分類

【リスク】 → 教育の遅れで、他のプロジェクトに影響を及ぼすかもしれない。
【問題】 → 教育が遅れているが、原因をまだ特定できていない
【課題】 → 教育が遅れている原因のひとつは、新人がわかるような教育が出来ていない
【タスク】 → 教育担当の教育方法を見直す

例を見るとわかるように、リスク、問題、課題、タスクは似て非なるものです。
完了までの道程が違います。

一つの表で管理しようとすると、今何がどうなっているかわからなくなります。
そうなるとプロジェクトは失敗に終わってしまうでしょう。

プロジェクトの成功のためには、適切に課題を分類したうえで、コントロールしていくことが重要になります。

【参考動画あり】課題管理表の作成方法

課題管理表を作成するにあたって重要なことが2点あります。

  1. 必要な情報が記入されていること
  2. 重要性、優先順位がわかること

以上を満たすために必要な項目が下記の表になります。

項目内容備考
No課題の番号
提起者課題を提起した担当者誰に課題の詳細を確認すればよいかがわかる。
記載者課題管理表へ記入した担当者課題管理表に複数の担当者が記載する場合に有効。
提起日/記載日いつ発生した課題なのか?
課題タイトル課題内容を要約したタイトル内容を要約して、一目でわかると便利。
課題内容課題の詳細
対応方針
対応状況
課題解決の方向性と課題の対応状況を記載ゴールと進捗の確認
重要度課題の重要度を
「高」、「中」、「低」で記載
緊急度課題の緊急度を
「高」、「中」、「低」で記載
期限課題解決までの期限を記載
担当者課題の担当者を記載責任の所在をハッキリさせる。
ステータス「未着手」、「仕掛中」、「完了」
といった現状を記載
進捗状況の確認。
結論課題に対する結論
備考関連する課題の番号や資料など、補足事項
課題管理表作成における必要な項目

動画でも課題管理表の作成の一例があります。

一度見ておくと参考になるでしょう。

まとめ

  • プロジェクトの成功のためには、課題管理一覧表で課題管理をおさえておくこと。
  • 課題は【リスク】、【問題】、【課題】、【タスク】で構成されている。
  • 上記の4つの課題分類は似て非なるもの。適切に分類して管理することが必要。
  • 課題管理一覧表は必要な情報がわかるように項目に沿って作成していく。

課題管理一覧表はプロジェクトマネジメントにおいて基本となるものです。

とはいえこれから課題管理一覧表を導入するチームは、メンバーがなかなか課題管理一覧表になじめずに、戸惑うケースも出てくると思われます。

最初はそのようなものですが、課題管理一覧表を使用していく事によって、目の前の課題がスムーズに解決していきます。

課題が解決していくことを体験していくことで、チームに自然と浸透していくことでしょう。

プロジェクトの成功につながるよう、少しずつチャレンジしていきましょう。