こんにちは!本日も皆さまのお役立ち情報をお届けいたします!是非最後までご覧ください。
マスター管理、ITの用語だと思いあまりビジネスに関心のある方にとって、あまり関心がなかったりする場合があるかと思います。

ただ、このまま放置したままにすると、会社の経営判断に必要な情報やデータの管理が疎かになり、いざ必要になった時に社員が全く読み取り不可能な状態でデータが保管されている自体になってしまいます。

今回のこちらの記事ではそういった事にならないように、マスター管理の意味と最低限押さえておく重要なポイントやルールを記載したので、読んで念頭に置く事でそういったリスクを軽減出来ると思います

マスター管理とは

マスター管理は会社の中で顧客や社員、契約、商品などの情報をマスターデータと言い、こちらのデータを管理する事を意味しています。つまり、会社の経営をする上で必須になってくる情報をまとめて管理する事を言います。

ポイントは会社の中での帳簿のデータや社員の勤怠管理や製品の情報などを一つのデータシステムで管理をする事になります。違うデータを参照する度に、様々な書類や管理システムを観る必要をなくす役割があります。

マスター管理の重要性とは

企業の中で課題を抽出して解決する時に必要になってくるのが、経営の効率化になります。経営の効率化といってもそれに必要な情報は情報化社会の世の中で多岐にわたると思います。

それらのデータを統合する事で各データのフォーマットを統一することになり、色々な情報を瞬時に入手する事が出来るようになります。適切なマスター管理によって迅速な経営判断や業務の判断が可能になります。

マスター管理で情報の不整合をなくす事でとても観やすいデータが構成できます。

マスター管理のルール・ポイントとは

マスター管理において抑えておきたいルールやポイントを上げていきたいと思います。実践する上で最初に何を意識すればいいかが分かってくるかと思いますので、良かったら読んでいただければと思います。

マスター管理の種類

先程、マスター管理は会社の経営判断をする上での必須な情報と言いましたが、一体どのような情報が必須なのでしょうか。実際にこちらでまとめたので紹介させていただきます。

顧客データ

顧客データは自社のお客さんやこれからお客さんとしてターゲットしている層に対しての、特徴の情報や購買情報など、企業のマーケティングに活動において重要な情報が格納されているかと思います。丁寧に管理されいていれば、いつどこの誰が商品を購入したのか、どの位使用したのか、どの商品とセットで売れるのかがよく分かります。

サプライヤーデータ

サプライヤーや供給元の企業の情報の事を言います。データを管理する事によって、供給先が信頼できる企業かどうかや、供給先がESGやSDGsなどの環境倫理に準拠しているかの情報が正確に把握出来る様になるので、適切なマスター管理が求められます。

帳簿データ

帳簿はすべての取引を正確に記録するもので、会社の決算や資産の変化の把握に役立ちます。帳簿をつける事で自社のお金の動きが分かり、経営の状態を正確に把握することも出来ます。資金繰りの状況も分かるので、会社の財政状況も分かるようになります。

アセットデータ

会社の中で保有している資産や機器設備の状況を正確に把握するためのデータです。主に機器設備の管理する場所や保守担当者を正確に把握するのに役立ちます。また、使用機器の使用年数の経過による設備投資のタイミングの判断になります。コストパフォーマンスの良い経営をするためには必須の項目になります。

従業員データ

従業員のデータや資産の推計は企業のデータとして大切な資産です。丁寧に管理する事で人事が抱える課題に対して対策を行っていると思いますが、そちらの対策がどの位の効き目があったのか状況を把握するためのデータの利活用として、こちらの従業員データの管理は必須になります。

マスター管理の種類おけるポイント

このようにマスター管理するべき情報は以上のような内容で多岐にわたるのですが、この中から何がマスター管理するべき情報、組織の中で共通化するべき情報をきっちり洗い出すことが重要です。

ITサービスの利活用

ITサービスを積極的に利活用することで、これらのデータを統合する事が出来ます。フォーマットがデータによって違う事や同じようなデータを繰り返し別々のシステムに入力していて多重入力をする分の非効率さの解消などに役立ちます。

ITサービスを利用することのメリットをまとめると、各部署に散らばっているデータを一箇所に格納出来て、それらの情報源から新しい情報を作り出したり、データ分析に利用することもできます。また、管理維持の観点からもデータの管理場所が明確なので、データ管理も容易になります。

また業務標準化する際に各業務フローや参照すべき情報欄が統一されている資料で構成されていると、新しい社員の方々に対しての教育を早期に出来るかと思います。

また、ITサービスの利用を前提とした際に、こちらの動画で実際のUI操作を観ながらマスター管理の方法を学習するのも効果的だと思いますので、「コラボフロー」さんの動画を貼らせていただきました。良ければ観ていただければと思います。

まとめ

重要な箇所をまとめます。

まとめ

・マスター管理とは企業の様々な情報を一つのデータシステムで管理すること。
・マスター管理をすることで様々な情報を瞬時に観る事が出来る。
・マスター管理では必須な情報が何かを把握して適切なITサービスを利用することが重要である。

マスター管理をすることで、基本的にはすべての部署の生産性が結果的に上がることになりますので、企業経営や会社の業績が伸び悩んでいる方に是非オススメしたい手法になります。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。