こんにちは!本日も皆さんと「知ってお得な営業マン情報」を共有していきたいと思います!是非、最後までお付き合いください!

みなさんは営業をするときに、「あそこの会社は前回いつ行ったかな?」「前回どんな話をしたかな?」と迷ったことはありませんか?そういう時は、“訪問データの管理”を行うことで業務の効率アップやヌケをなくすことができます。

しかし、訪問管理を手帳など紙でおこなっていると、コーヒーをこぼして汚れてしまったり、なくしてしまったりすることがあります。そうならないためにも訪問管理はパソコンでおこなう方がオススメですよ。

「でも、新しいソフトを導入する費用を抑えたい」と思う方も多いのではなでしょうか?実は、営業の訪問管理はエクセル(Excel)で十分なのです。この記事では、営業訪問管理エクセルで行う方法をお伝えしています。

スマホでもエクセルを見る方法もお伝えします!

Excel(エクセル)で営業の訪問管理をする方法は?

営業をして、“脈あり”な会社、“脈なし”な会社ってありますよね。すべてを同じように営業をするのではなく、営業の頻度を“脈なし”な会社は少なくし、“脈あり”な会社は多くすると効率的です。

このツイートでも「芽がないところには2度と行かない」といっていますね。そして、時間をおいてから行くのはありで、そのために「訪問管理が大切」ともいっています。

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田口
どうすればエクセルで訪問管理をすることができますか?
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杉田
9つの項目をチェックしましょう

訪問管理に必要な9の項目

訪問管理をする上で必要な項目は9つあります。

  1. 日付
  2. 顧客名(会社名)
  3. 顧客ランク
  4. 担当者
  5. 電話番号
  6. メールアドレス
  7. 流入経路
  8. 次回の課題
  9. 備考
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杉田
それぞれの項目を説明していきますね。

1.日付

「あの営業先に行ったのはいつだっけ?」なんてことになったことはありませんか?

行った日付が分からずに闇雲に営業していると、どうしても偏りが生じてしまいます。営業に行った日付が分かると、次にいく予定を設定しやすいので、日付は必ず入れましょう。

2.顧客名(会社名)

顧客名(会社名)は必須項目ですね。BtoBなら会社名、BtoCなら顧客名を入れましょう。

3.顧客ランク

顧客の中にも、“脈あり”か“脈なし”があります。“脈あり”を優先的に営業した方が効率的です。顧客ランクはABCの3ランクくらいに分けるのがベストです。

4.担当者

BtoCの場合は必要ありませんが、BtoBの場合は担当者も記録しましょう。次回の営業がスムーズになります。

5.電話番号

突然のトラブルで「面会の予定時間より少し遅れてしまいそう」という場合もあるでしょう。訪問相手に連絡を取りたいけど電話番号が分からない!なんてことになったら大変ですね。

電話番号を記載しておくとスムーズに連絡を取ることができます。

6.メールアドレス

「営業で面会に行ったのに、相手が忘れて居なかった!残念」ということにならないように、事前にメールで日時を確認しておくとスムーズです。

また、面会後にお礼のメールをするかどうかで、あなたの印象も変わってしまうので、面会後は“お礼のメール”をしましょう。

メールについてはぜひ下記の記事を参照してくださいね。

7.流入経路

BtoBの場合はその会社はどの会社から紹介なのかを、BtoCの場合はどのような経路で顧客になったのかを分析する必要があります。分析することで、他の会社(顧客)を獲得することに繋がります。

8.次回の課題

営業が終わって帰り道に「あのことを話しておけばよかった!」ということはよくありませんか?

営業したら次回の課題などを記入して、次回の営業前に確認しておけば大切な話を忘れずにできます。

9.備考

営業で話した内容を簡単に記入することで、次回の営業の時に使えます。

例えば雑談で「ペットの調子がよくない」なんて話がでたら書いておいて、次回の営業の時に「ペットの調子はよくなりましたか?」と聞いたら“そんな細かいことまで覚えていてくれた”と言われ、良い印象を持っていただくことができました。

これまで書いてきた9つの項目ですが、全て必要という訳ではありません。

項目は厳選した方が見やすいので、使いやすいようにカスタマイズしてくださいね。

エクセルで訪問管理表を作ったイメージ

【訪問管理の外観】

実際にエクセルで訪問管理を作成してみました。項目のところで“ウインドウの分割”と各項目に“フィルターを追加”をすると使いやすいのでオススメですよ。

【ウインドウの分割】

ウインドウを分割すると、エクセルの情報量が多くなってきても見たい部分同士をサクッと見ることが出来ます。

ウインドウの分割について2分程度で簡単に説明している動画を発見しましたので、よかったら参考にしてください。

【フィルターの使い方】

フィルターを使えば、必要な情報だけをワンクリックで抜き出すことが出来ます。

例えば、「見込みランクAのみ」表示や、「4/1~5/1までに訪問している」取引先のみ表示など…

フィルターの使い方を3分位で、分かりやすく簡単に説明している動画がありましたので、フィルターの使い方が分からないという方はこちらを参考にしてください。

スマホでもエクセルが使える

もし社用携帯がスマホで、アプリのインストールが可能であればぜひエクセルアプリを入れましょう。

パソコンと同じように使えるとは正直言えませんが、営業先でササっと一部だけでも情報を入力するようにすれば、業務効率が格段にUPしますよ!

▼ダウンロードはコチラ!

Microsoft Excel
Microsoft Excel
開発元:Microsoft Corporation
無料
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おすすめの無料テンプレートサイト3選

訪問管理に必要な項目は分かったけど、「自分で作るのは面倒くさい‼」というかたもいらっしゃるでしょう。そういう時は、無料テンプレートを使いましょう。

おすすめの無料テンプレートは

  1. Microsoft Officeテンプレート
  2. HubSpotのエクセルテンプレート
  3. bizoceanのエクセルテンプレート

の3つがあります。

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杉田
それぞれを説明していきますね。

1.Microsoft Officeテンプレート

エクセルを提供するMicrosoftが作成しているビジネス向けの無料テンプレート。営業電話ログ、連絡先情報から、訪問の前のチェックリストなどがあります。

まずは、気軽にエクセルで訪問管理をしたいと思う方はこちらがオススメです。

ダウンロードはこちらから>>>Microsoft Officeテンプレート

2.HubSpotのエクセルテンプレート

HubSpotは、2005年にアメリカで開発されたマーケティング、セールス、カスタマーサポートが統合されたプラットフォーム。インバウンドマーケティングソフトウェアとして広く知られています。

世界90ヵ国以上・34,000社で導入の実績がある会社です。

ダウンロードはこちらから>>>HubSpot

3.bizoceanのエクセルテンプレート

bizoceanは中小・ベンチャー企業の経営者や個人事業主、ビジネスパーソンを対象に、日本最大級の無料ビジネステンプレートを提供しています。

その特徴はテンプレートの数の多さ。きっとあなたの目的に合ったテンプレートが見つかるはずです。

ダウンロードはこちらから>>>bizocean

もうワンランク上の訪問管理の“分析”をやってみよう

訪問管理をエクセルで管理し、フィルターを使うだけでも営業効率をアップさせることができます。しかし、「分析などもおこなって業務改善をしたい‼」という方も多いかと思います。

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杉田
そういう場合はエクセルの“ピボットテーブル”を使いましょう。

えっ、ピボットテーブル?難しそう」と思う方もいらっしゃるかと思います。しかし、ピボットテーブルは簡単で、とても便利な機能です。

ピボットテーブルとは

上司から「今月はどのくらいアポを取って、どのくらい訪問したの?」「どの流入経路が多いの?」と聞かれ、慌てて集計したことってありませんか?

エクセルを開いて1つずつ計算するなんて大変ですよね。

ピボットテーブルを使うことで、大量の情報を集計したり、分析したりすることが簡単にできます。それにより、「この流入経路を強化しよう!」など、次の営業戦略に役立ちます。

ピボットテーブルの使い方

例えば、営業で月にどのくらい訪問したのかを集計してみましょう。項目に“訪問”を加え、実際に訪問したら“済”と入力します。

まずは集計したい範囲を選択します。

「挿入」を選択します。

「ピボットテーブル」を選択します。

既存のワークシートでもよいのですが、ワークシートを新しくした方が分かりやすいので、「新規ワークシート」を選択します。

「OK」を選択します。

日付を「行」にドラッグします。

「訪問」を「値」にドラッグします。

今回は2月と3月を選択しました。2月は13カ所に訪問し、3月は21カ所に訪問したことが分かります。


▽ 効率の良い仕事は環境から! エクセル作業も快適にしませんか?

そもそも営業管理とは?

今回は訪問管理について説明してきましたが、訪問管理は営業管理の1つに過ぎません。

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田口
営業管理は他に何があるのですか?
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杉田
営業管理は大きく分けて5つあります。
営業管理の分類

1.案件管理
2.目標管理
3.進捗管理
4.行動管理
5.成績管理

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杉田
それぞれを説明していきますね。

1.案件管理

「あの顧客の担当者って誰だっけ?」なんて言っている会社は要注意。案件管理とは、“顧客の連絡先や担当者など基本情報の管理”で、営業管理の土台となるものです。

案件管理をおこなうことで、適切なタイミングで適切なサービスの提案ができます。

2.目標管理

モチベーションを維持するためにも、達成すべき目標を作る必要があります。そして、目標管理とは、“目標に対して現在地を確認するための管理”。

目標管理のポイントはできるだけ具体的にすることです。数値化できるものは数値化しましょう。

3.進捗管理

営業には、初回アポ、フォーローアップ、クロージングなどのステップがあります。「この顧客のネクストステップは何だっけ?」となったら要注意。

進捗管理では、“初回アポからクロージングまで、現段階の営業状況の管理”をします。進捗管理をすることで、効率の良い営業スケジュールを立てることができます。

4.行動管理

行動管理とは“営業がサボらないように管理する”ことではありません。行動管理とは、“営業がいつ何をしているかを管理”することです。

行動管理をすることで、上司が部下に必要なアドバイスを提案することができます。

5.成績管理

「今月はよい成績だったのに上司から評価されなかった」となるとモチベーションは下がりますよね。

成績管理とは、“営業の実績を正当評価しモチベーションを維持するための管理”です。成績管理をすることで、モチベーションの維持や、目標を達成できない原因から改善策を考えることができます。

営業管理を表でまとめてみました

案件管理顧客の連絡先や担当者など基本情報の管理
目標管理目標に対して現在地を確認するための管理
進捗管理初回アポからクロージングまで、現段階の営業状況の管理
行動管理営業がいつ何をしているかを管理
成績管理営業の実績を正当評価しモチベーションを維持するための管理

まとめ

【エクセルで営業の訪問管理をする方法は?】
営業の訪問管理をエクセルでおこなうには、日付や顧客名(会社名)など9つの項目があります。必要な項目を厳選することで、見やすい訪問管理表を作成することができます。

【おすすめの無料テンプレートサイト3選】

  • Microsoft Officeテンプレート
  • HubSpotのエクセルテンプレート
  • bizoceanのエクセルテンプレート

【もうワンランク上の訪問管理の“分析”をやってみよう】
エクセルのピボットテーブルを使えば簡単に分析をすることができます。業務改善を考えていましたら積極的に使いましょう。

最後までお付き合いいただきありがとうございます。

訪問管理を導入するときは、まずは無料のエクセルで十分です。

この記事を読んで、「やってみよう!」と思ったものはありましたか?みなさんのお役に立てたのなら、私も嬉しく思います。