こんにちは!本日も皆さんと「知ってお得な営業マン情報」を共有していきたいと思います!是非、最後までお付き合いください!

営業に必須のツールといえば、営業リストですよね。営業リストは、顧客の情報を管理するだけでなく、営業計画を立てるのにも役だつ重要なツールです。

しかし営業リストは、きちんと作ろうとすればするほど、凝りすぎてしまうもの。多くの情報を盛りこもうとするあまり、実際の営業現場で使いづらいリストになっていませんか?あるいは、情報が古いことは分かっていながらも、時間がかかりそうだと修正を後回しにしていませんか?

営業リストは、作ることが目的ではありません。実際に営業をして売り上げを作るためのツールなのです。

そこで今回は、営業リストに必要な項目を、徹底的に厳選してお伝えします。最低限の項目だけなら、新たな営業リストを簡単に作成できるはず。本当に”使える”営業リストを作り、営業効率を劇的にアップしましょう!

営業リストの必須項目3選

それでは、営業リストに記載すべき項目を紹介しましょう。まずは、厳選した必須項目を3選ご紹介します。

営業リストの必須項目3選

・基本情報(企業名、電話番号など)
・接触履歴(電話、メール、訪問など)
・情報の更新日

営業リストというと、企業の詳細な情報が盛りこまれた膨大なデータになっていることも多いでしょう。しかし、営業にとって役に立たなければ、いくら詳細な情報も単なる文字にすぎません。

上記の3項目を確実に入力すれば、最低限の営業リストが完成します。以下、それぞれについて詳しくみていきましょう。

企業名や電話番号などの基本情報

営業リストを作るうえで欠かせないのは、顧客の基本情報です。企業のウェブサイトがある場合、基本情報は「企業概要」のページに掲載されています。

しかしながら、すべての情報を営業リストに転記する必要は全くありません。営業活動で使わない情報は、リストに盛りこまなくてよいのです。最低限必要な基本情報は、以下の4点です。

1.企業名

2.所在地

3.電話番号

4.メールアドレス

営業活動をするうえでは、上記4点の基本情報があれば十分です。

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杉田
企業名は、株式会社や有限会社の区別、前株や後株まで、正確に記載しましょう。

電話やメールなどの接触履歴

次なる営業リストの必須項目は、顧客との接触履歴です。営業部門では、担当者の変更が頻繁におこなわれる場合も多くあります。特に、新規顧客の開拓においては、たとえ担当変更があっても、会社としてアプローチのフェーズをあげていく必要があります。したがって、接触履歴は営業リストに必須の項目だといえるでしょう。

接触履歴の欄には、以下を入力するのがおすすめです。

・接触日

・接触方法:電話、メール、訪問(アポの有無)

・接触内容:窓口担当者名、名刺交換の有無など

・見込みや所感:開拓の余地はありそうか、次回アクション予定など

入力作業を軽減したい場合には

営業パーソンの報告に営業日報を使用している場合、営業リストへの接触履歴の入力作業が重複することもあります。営業リストと営業日報をリンクさせたい場合には、SFA(Sales Force Automation:営業支援システム)などを活用するのもおすすめです。

以下の動画では、SFAについて端的に解説されていますので、参考にしてみてください。

情報の更新日

営業リストの必須項目として忘れてはならないのが、情報の更新日です。営業リストは、記載された情報に基づき、すぐに営業がおこなえる状態にしておく必要があるからです。

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田口
Excelの場合、ファイルの最終更新日ではだめですか?
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広尾
特定の情報だけを修正する場合もあるから、なるべく各企業ごとに更新日を記入しておくといいよ。
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田口
わかりました!

リストをいつ作ったか不明確だったり、明らかに古い情報が含まれてたりする場合には、再度ネット上で検索してリストを更新する手間がかかります。これでは、せっかくリストを作った意味も半減するというもの。

各企業情報の末尾には、必ず更新日を入力しておきましょう。

営業リストにあるとよい項目3選

続いて、営業リストに記載すべき項目のなかで、必須ではないがあると便利な項目を紹介しましょう。

営業リストにあるとよい項目3選

・企業情報(売上規模、決算時期など)
・担当者情報(部署名、役職、嗜好など)
・定性情報(クレーム、コメントなど)

これらの項目は、はじめて営業リストを作成する場合や、リストアップする顧客を増やす段階では必要のない項目です。むしろ、最初からこれらの詳細情報を書きこんでいると、営業どころかリスト作成がメイン業務になり、本末転倒です。

詳細情報は、アプローチのフェーズや業界によって、必要な項目が異なります。はじめから多くの情報を盛りこんでリストを完成させるのではなく、必要に応じて項目を増やすのがおすすめです。

以下、それぞれの項目について詳しくみていきましょう。

売上規模や決算時期などの企業情報

基本的な営業リストが完成したら、企業情報を追記するのがよいでしょう。営業リストの必須項目には、所在地や電話番号などの基本情報がある、ということをお伝えしました。一方、ここでいう企業情報とは、もう少し踏みこんだ情報のことを指します。

たとえば、以下のような情報があれば、リストを一読するだけで多くの情報が把握できます。

・売上規模
・決算時期
・与信情報
・組織図
・関連企業 など

これらの情報は、一次的な営業活動ではほとんど必要のないものばかりです。一方、営業活動が進行したり、社内共有が必要になったりした時には、かならず把握しておくべき情報でもあります。

余裕のあるときや、商談に必要だと判断したときに、適宜書き加えていくのがおすすめです。

部署名や役職、嗜好などの担当者情報

営業リストにあるとよい項目として、担当者情報があります。もちろん、飛び込みや初回テレアポの場合には、記載できない項目です。そのため、営業の進捗に合わせて項目を追加するのがよいでしょう。

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広尾
引継ぎのない企業でも、担当者の氏名がわかるだけで連絡のハードルが下がります。

クレームやコメントなどの定性情報

定性情報も、営業リストをブラッシュアップするには重要な項目です。たとえば、テレアポを行ったところ、ウェブの問い合わせフォームを使うよう指定された場合などに有効です。

このことを忘れ、時間が経ってから再度テレアポを行っても、結果は同じになるでしょう。このような二度手間を防ぐ意味でも、定性情報を記載しておくことには意味があります。

また、過去に発生したクレームも、もれなく記載しておくのが無難です。クレームは、一時的には信用の低下を招くかもしれませんが、関係強化のチャンスでもあります。過去の経験を活かし、先手を打つためにも、しっかりと定性情報を記載しておきましょう。

営業リストの項目選びのポイント

ここまで、営業リストの必須項目や、あるとよい項目をお伝えしてきました。しかし、業界や営業部門の慣習によっては、この限りではないこともあるでしょう。

そこで、より実態に合わせた「使える営業リスト」にするために、項目選びのポイントをご紹介します。

項目数は多すぎないことが鉄則

冒頭でもお伝えしたように、営業リストは作成が目的ではなく、リストを用いて営業をおこなうのが目的です。したがって、リストの項目は多ければ多いほどよいとは限りません。

更新がしやすく、常に最新のリストにするためにも、営業リストの項目は多すぎないのが鉄則です。まずは必須3項目からはじめ、徐々に項目を増やしていくのがよいでしょう。

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杉田
項目を増やしすぎ、埋めることが目的にならないよう注意しましょう。

決め手は営業活動に使える項目かどうか

営業リストの項目を増やす場合にも、いたずらに多くの情報を盛りこむのは考えものです。実際の営業活動で使える情報なのかどうかをよく吟味し、必要がある時にだけ項目を増やしましょう。

たとえば、特定の担当者や個人客に対し、高い頻度で商談する場合には、相手の嗜好や生年月日、家族構成などを追記するのは意味があります。しかし、複数の役員を相手に、半年に一度だけ商談する場合などには、役員それぞれの個人情報よりも、相手企業の詳しい財務情報が役にたつはずです。

営業リストの項目を検討するときには、実際の営業活動に照らし合わせ、「どのように使うか」が具体的にイメージできるものを選ぶのがおすすめです。

以下の動画では、営業リストの質を高める方法が詳しく紹介されています。

たとえば、

  • 営業リストの質を高めるには「リストを育てる」意識が重要
  • リストを育てる方法
  1. 会話の内容を記録する
  2. 攻めない顧客の見極め
  3. 精度のランク分け
  • 質の高いリストはアポ打率を高められる

などが紹介されています。是非参考にしてみてください。

営業リストのメリット

営業リストは、項目選びや情報の更新が重要であることをお伝えしてきました。ここで、そもそも営業リストを使うメリットについて、改めて確認しておきましょう。

営業効率が高まる

リストを用いた営業活動のメリットは、大きくまとめると「営業効率が高まる」ことにあります。一口に営業効率といってもさまざまな観点がありますが、顧客探しではなく実際の営業活動に注力できることや、社内のリソースとしてデータが蓄積すること、引継ぎ業務の簡略化などが主なポイントです。

営業リスト作成を効果的におこなう方法

営業リストを作成する場合には、テンプレートを使うのが簡単です。以下の記事では、すぐに使える営業リストのテンプレートが紹介されています。

しかしながら、いくら項目を絞ったり、テンプレートを使ったとしても、自社で一から作成するのには相応のコスト(時間・労力)がかかります。そこで、リスト販売業者からリストを購入するという方法があります。

営業リストを購入するなら、KURABENAがおすすめです。KURABENAでは、業界やニーズに合わせてリストをカスタマイズできるので、すぐに営業活動に活用できます。

自社で作成するコストを考えれば、リストを購入する方が安くつく可能性があります。社内の状況にかんがみて、是非検討してみてください。

まとめ

営業リストは、単に多くの情報を盛りこむのではなく、実際の営業に使える情報のみを厳選するのがおすすめです。今回お伝えした項目について、以下にまとめました。

  • 営業リストの必須項目:基本情報、接触履歴、情報の更新日
  • 営業リストにあったほうがよい項目:企業情報、担当者情報、定性情報
  • 項目の選び方:項目は増やしすぎず、営業に使える情報のみに絞る
  • リスト販売業者(KURABENAなど)を活用するのも方法のひとつ

質のよい営業リストは、必ず営業成果につながるはずです。KURABENAなどのリスト販売業者も活用しながら、ぜひ効率的な営業を目指しましょう。