こんにちは!本日も皆さんと「知ってお得な営業マン情報」を共有していきたいと思います!是非、最後までお付き合いください!

営業リストって営業にとってはとても大切ですよね。みなさんは営業リストをどのように管理していますか?手帳などで管理している方も多いのではないでしょうか?私も以前は手帳を使っていました。

しかし、手帳をコーヒーで汚してしまったり、なくしてしまったりしたら大変ですね。「お金をかけずに営業リストをパソコンで管理できたらいいな」と思いませんか?

実は、営業リストはお金をかけずにエクセルで簡単に作ることができます。

この記事は営業リストエクセル(Excel)で作る方法や無料テンプレートを説明しています。同じ悩みを持つ営業の皆さん、ぜひこの記事を読んでみて下さい!

営業リストをエクセルで作るには?

営業リストを紙で管理していると、情報が増えると持ち運ぶのも大変ですね。私も以前、紙で営業リストを渡されたことがあります。その時に「アナログを知るとデジタルってありがたい」と思いました。

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田口
エクセルで作っておけば、共有もしやすいですし、スマホで見ることもできるので本当に便利ですよ

営業リストをエクセルで作るには、

  1. 必要項目を洗い出す
  2. 便利な機能を活用

が必要です。

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杉田
では早速、営業リストを作ってみましょう‼

1.必要項目を洗い出す

まずは必要項目を洗い出しましょう。入力の項目が多いと大変ですよね。項目は必要最小限にしましょう。必要最小限にすると入力の手間が減り、作業効率が上がります。項目は

  • BtoB(会社と会社のビジネスモデル)の場合
  • BtoC(会社と個人客のビジネスモデル)の場合

で変わります。

補足説明

・BtoB:「Business to Business」の略称。
・BtoC:「Business to Consumer」の略称。

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杉田
1つずつ見ていきましょう

BtoB(会社と会社のビジネスモデル)の場合

このモデルですと、会社が会社へ営業する形になります。例えば、あなたが缶詰めを作っているメーカーの営業で、訪問して営業をしているとします。

〇月〇日にスーパーAに行って店長さんに営業をしました。その場合の必要項目は、8項目でよいでしょう。

日付訪問した日
会社名スーパーA
ランクランクは3段階くらいに分けましょう。
担当者店長
電話番号訪問前に連絡をとるため
メールアドレス営業後にお礼のメールを入れるため
次回の課題次回に話す内容など
備考雑談で話した内容など

【営業リスト例】

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田口
試しに営業リストを作ってみました。

BtoC(会社と個人客のビジネスモデル)の場合

このモデルですと、会社が一般顧客に対して営業をおこないます。例えば、あなたが通信販売の営業で、過去に利用したお客様に新商品の案内をするとします。

○月〇日に、Aさんに電話をした場合は、6項目でよいでしょう。

日付電話をした日
顧客名Aさん
電話番号電話をかけるため
購入商品過去に購入した商品
住所購入が決まった場合の送付先の確認のため
備考その他の情報

【営業リスト例】

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田口
試しに営業リストを作ってみました。

項目については下記の記事でも詳しく解説しています。シンプルに始めるのがオススメなのでぜひこちらも参考にしてみてください。

「そもそも効果的な営業リストって…?」とお悩みの方は、こちらをぜひ参考にしてみてくださいね。

2.便利な機能を活用

せっかく作成した営業リストもこのままではちょっと使いにくいですね。

エクセルには便利な機能があります。「え~、パソコンが苦手だからできなそう」と心配になる方もいらっしゃると思います。

しかし、操作は簡単なのでご安心ください。

分割:行や列が増えた画面を見やすく

営業リストの“行”が長くなってくると上にある項目が見えなくなりますね。項目が多くなると「あれ、この列には何の項目だったかな?」と分からなくなり、上にスクロールをし、また戻ることを繰り返すことになります。

そういう場合は“分割”を使いましょう。分割を使うことでスクロールをする必要がなくなり、作業効率が上がりますよ。

【操作方法】

1.まずは「表示」をクリック

2.「分割」をクリック

3.表示された「線」をクリックして上下に調整

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田口
分割を使えば、スクロールしなくても項目が見られて便利ですね。
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広尾
こちらでは解説しませんが、「ウィンドウの固定」という方法で表のタイトルだけをずっと見られるようにする方法もあります。(参考:Microsoft公式

分割の方法を2分程度で、簡単に分かりやすく説明している動画を発見しましたので、よかったら参考にしてください。

フィルター:一発で欲しいデータを絞り込み

営業リストも数が多くなり、関連商品の販売で「この商品を買ったお客様だけに営業したいけど、探すのが大変!」なんてことになっていませんか?そんな時におすすめなのが【フィルター機能】です。

フィルター機能を使うと、リストを一瞬で絞り込むことができるので、作業効率が上がります。例えば、あなたが通信販売の営業で、過去に“鍋”を買ったお客様だけを知りたいとします。

【フィルター機能の設定方法】

1.まず「ホーム」をクリックします。

2.フィルターをかけたい「行」を選択します。

3.「並べ替えとフィルター」をクリックします。

4.「フィルター」をクリックします。

【外観】

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杉田
次に、フィルター機能を使って絞り込みましょう!

【フィルター機能で絞り込みの仕方】

1.フィルターボタンをクリックします。

2.絞り込みたい項目を選択し、OKをクリックします。今回は「鍋」を選択します。

【外観】

以前に購入した商品が「鍋」のリストに絞り込まれました。

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田口
フィルター機能で簡単に絞り込むことができるのですね。
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広尾
実はフィルターは文字列だけでなく、セルの色や文字の色で絞り込むこともできます。例えば感覚的に「行けそう!」と思った営業先は黄色く塗っておき、後からフィルターで絞り込む…なども便利ですね。

よい営業リストとは?

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杉田
さて、営業リストの作り方は解説しましたが、作った営業リストを実際に使ってみて、「なんだか使いにくい」なんてことになっていませんか?

それはエクセルの作り方の問題の場合もありますが、営業リストとしての質が良くないからかもしれません。

項目が多すぎたり、使っていない項目があったりすると、それはよい営業リストとは正直言えないですよね。

私も昔は、「より多くの情報があった方がよい」と思い、使いにくくなってしまいました。よい営業リストとには3つの条件があります。

よい営業リストの条件

1.情報が最新のリスト
2.重複していないリスト
3.進捗状況が分かるリスト

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杉田
こちらの3大要件について、1つずつ説明していきますね

1.情報が最新のリスト

営業リストの情報が古いままではよい営業リストとは言えません。

営業のアポを取るために電話をしてみたら「その電話番号は現在使われておりません」なんてことになると、せっかく頑張ろうとしているのに出鼻をくじかれた感じになってしまいますよね。

そして、その会社の電話番号を調べる手間もかかります。電話番号が変わったと知ったときに営業リストを最新情報に更新しておけば、このようなことは起こりません。

2.重複していないリスト

同じ会社が2度も3度も載っている営業リストはよい営業リストとは言えません。

なぜなら、重複したリストで手紙を送った場合、同じ会社に2通も3通も手紙を送ってしまうことになります。

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田口
「管理がいい加減な会社なんだな~」って悪印象を与えてしまいますね…

この会社は登録したかどうか分からないけど、営業リストをすべて見るのは大変!となったときは、重複をチェックするために「検索」機能を使いましょう。検索でリストに名前があるかどうか分かります。

「検索」は、ホームの「検索と選択」から「検索」を選ぶか、ショートカットキーの“ctrl+F”を押すと、検索窓が現れるので、その窓に探したい会社名を入れます。

複数のシートを同時に選択して検索する方法を、7分程度で分かりやすく説明している動画を発見しましたので、よかったら参考にしてください。

3.進捗状況が分かるリスト

営業相手に「1週間後にまた連絡します」と言ったのに、気が付いたら1週間が過ぎていたなんてことはありませんか?

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広尾
せっかく次のステップに進めそうな相手でも、約束を忘れてしまったらいい印象ではなくなりますよね

私も過去に「2週間後に伺います」と言ったことをリストに書き忘れて、気が付いたらその日がちょうど2週間後で凍り付いた記憶があります。

その時は、何とか時間を調整できたので、事なきを得ましたが営業したらリストに、進捗状況や次回のアクションを記入しておきましょう。

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田口
進捗状況はしっかり記入!ですね。

おすすめの無料テンプレート3選

「営業リストを自分で作るのは面倒だけど、お金もかけたくない」という方もいらっしゃるかと思います。そういう方は無料のテンプレートを試してみて下さい。おすすめのエクセルテンプレートは3つあります。

おすすめのエクセルテンプレート3選

1.Microsoft Officeテンプレート
2.Hub Spotテンプレート
3.bizoceanのエクセルテンプレート

1.Microsoft Officeテンプレート

エクセルを提供するMicrosoftが作成しているビジネス向けの無料テンプレート。営業電話ログ、連絡先情報から、訪問の前のチェックリストなどがあります。

なんといっても公式です。まずは、気軽にエクセルで営業リストを試したいと思う方はこちらがオススメです。

ダウンロードはこちらから>>>Microsoft Officeテンプレート

2.Hub Spotテンプレート

HubSpotは、2005年にアメリカで開発されたマーケティング、セールス、カスタマーサポートが統合されたプラットフォーム。

インバウンドマーケティングソフトウェアとして広く知られています。世界90ヵ国以上・34,000社で導入の実績がある会社です。

ダウンロードはこちらから>>>HubSpot

3.bizoceanのエクセルテンプレート

bizoceanは中小・ベンチャー企業の経営者や個人事業主、ビジネスパーソンを対象に、日本最大級の無料ビジネステンプレートを提供しています。

その特徴はテンプレートの数の多さ。

きっと使用者の目的に合ったテンプレートが見つかるはずです。

ダウンロードはこちらから>>>bizocean

“営業リストを購入する”という選択肢も

無料テンプレートを試してみて、「営業リストに入力する手間を省きたい‼」と思う方もいらっしゃるのではないでしょうか?

また、「入力してみたけど入力ミスが多くて直すのが大変‼」と思い方もいらっしゃるかと思います。

そういう場合は“営業リストを購入する”という選択肢もあります。営業リストを購入するメリットとしては、

  • 営業リストへ入力する時間を削減
  • 定期的な営業リストの更新
  • リスト会社数と掲載項目数が豊富

の3つがあり、長期的にみたら購入した方がよい場合もあります。

営業リストを購入することに関することは他の記事で詳しく説明していますので、こちらを参考にしてください。

そもそも営業リストって何?

「そもそも営業リストってどういう意味があるの?」と思う方もいらっしゃるかと思います。

営業リストの意味を知っているのと知らないでいるのでは、営業リストの活用の仕方も変わってきます。このツイートでも「ひたすらリスト回っていたけどダメかも」と言っていますね。

https://twitter.com/123_itumi/status/1369210024380100612

営業リストとは

営業リストとは、営業する見込み客や案件の一覧表であり、会社名、担当者、電話番号、メールアドレスなどをまとめたものです。

しかし、営業リストの目的は、ただ一覧表にするだけではありません。

すべての会社に同じような頻度で訪問すると営業はヘトヘトになってしまいますよね。営業リストの目的は、どのくらい見込みがあるかを明確にして、営業活動を効率的に行うことです。

まとめ

【営業リストをエクセルで作るには?】
営業リストをエクセルで作るには、必要項目の洗い出しが必要です。BtoBとBtoCでは項目も変わります。営業リストの項目は最小限にしましょう。

【よい営業リストとは?】
よい営業リストとは、最新情報で、重複がなく、進捗状況が分かるリストです。営業リストは随時更新していきましょう。

【おすすめの無料テンプレート3選】
おすすめの無料テンプレートは、エクセルを提供しているMicrosoft Officeテンプレート、世界90ヵ国以上・34,000社で導入の実績があるHub Spotテンプレート、テンプレートの数が多いbizoceanのエクセルテンプレートの3つです。

最後まで記事をお読みいただきありがとうございます。この記事を読んで、「早速試してみたい‼」と思う内容はありましたか?

この記事があなたの役に立てたのなら、私は嬉しく思います。