こんにちは！本日も皆さんと「知ってお得な営業マン情報」を共有していきたいと思います！是非、最後までお付き合いください！
今回は効果的な営業リストの作り方をご紹介します。企業の新規顧客獲得や売り上げ成績には営業リストの活用が大きく影響します。
営業リストは既にあるけど、なかなか売り上げにつながらない。この営業リストは本当に意味があるのだろうか…。
そのような悩みを抱えているのであれば、営業リストの見直しを検討してみましょう。
この記事を読めば、効果的な営業リストの作り方と、活用方法が理解でき、あなたの組織の業績アップもきっと間違いありません。
目次
効果的な営業リストの作り方
優れた営業リストとはいったいどのような物でしょうか。まずは、営業リストで管理すべき項目の説明と効率的に営業リストを作成する方法をご紹介します。
営業リストが悪ければ、どんなに優秀な営業も結果を出すのは難しく、逆に優れた営業リストがあれば、私のような普通の営業マンでも効率的に結果を出すことができます。
営業リストで管理すべき情報は、営業活動するほど増えていきます。具体的にどのような情報を管理すべきなのかご説明していきましょう。ここでは、見込み客としてつなげるために必要な情報に絞ってご説明します。
営業リストで管理すべき情報は大きく3つのカテゴリに分けられます。
１．営業リストの基本項目
２．営業リストの担当者情報
３．営業活動情報
それぞれのカテゴリについて詳しく説明していきます。
1.営業リスト基本項目
まずは、一般的な企業情報として以下のような項目が必要です。この情報は、企業のホームページでも確認できるような一般的な情報です。
従業員数や社歴は、長期的に取引ができる企業かどうかの判断指標にもなります。
- 企業名
- 代表者名
- 電話番号
- 所在地
- 業種
- 社歴
- 業績
- 企業戦略/ニュースリリース情報
企業規模や業績の推移を確認することで新規顧客の可能性が見えてきます。
業績の良い企業ほど契約は取りやすいのですが、業績が落ち込んでいても、ニュースリリースなどからも中長期計画や、企業の活動の積極性なども把握することで今後の成長余地についての分析も可能です。
2.顧客担当者情報
過去に営業担当者が企業に対してコンタクトを取った企業情報・担当者情報を記載します。どの部署のどの役職の担当者とコミュニケーションしたのか、今後の営業活動の窓口となる担当者の情報を管理する項目です。
- 部署名/職種
- チーム名
- 役職
- 氏名
- 内線番号
一人の担当者に対して、同じ営業部内で複数の営業マンから重複してコンタクトすることを防ぐ目的です。また、同じ企業への営業だとしても、組織内では別の部署やチームの可能性もあります。
部署が異なれば新規顧客になる可能性も捨てきれないので、コンタクトを取っている営業先の担当者の所属などの詳細情報も管理しましょう。
3.営業活動情報
実際に営業活動を行った結果を記録する項目です。どの営業担当者がいつどのようなコミュニケーションを取り、現在どのような関係性となっているのかを管理する項目です。
この情報が最新化されていることでどの企業に対してどのタイミングでどのような営業活動を行えばよいのかが明確になります。
- 営業担当者
- ステータス
- 営業状況
- ネクストステップ
ステータス
顧客になる見込みのない会社についても、そこに至る経緯を記載して、「対象外」として管理します。
その他の顧客についても、「見込み客、新規顧客」など活動状況がわかるようにタグをつけて管理しましょう。
「見込みがない」ことを明確化することで、余計な手間を省けて営業活動の効率化につながるんです。
営業状況
営業状況では、営業担当者がいつ誰とどのようなコミュニケーション取ったのか、そして今のステータスになっている理由がわかるようにフリーテキストで状況を記入できるようにします。
ネクストステップ
ネクストステップには、見込み客を新規顧客に変えるための次のアクションや、既存顧客に対しての営業活動をいつどのようにすべきかを管理する項目です。
どの社員が引き継いでも同じレベルで営業活動の継続ができます。
営業活動情報を管理することの重要性を解説している動画がありますので合わせてご覧ください。
営業リストの項目に絞って解説した記事もありますので、ぜひ読んでみてください。
営業リストに載せる顧客情報の集め方
営業リストで最初に必要なのは、「営業リストの基本項目」です。その他の項目は営業をしながら情報を蓄積していく項目となるため、営業担当者が営業活動の結果を随時アップデートする項目となります。
したがって、まず初めに集めるべき情報は企業情報になります。
営業リストの基本項目は、企業のホームページを一つ一つ開いて確認する方法もありますが、非常に時間がかかります。
社内の名刺を集めるのも良い方法ですが、重複確認なども必要で手間がかかりますね。（名刺入力代行業者もあります）
ここでは、効率的に企業情報を集める方法について4つご紹介します。
1.営業リスト入力ツールを使う
Excelなどの表計算ソフトで作るのもいいですが、専用のツールを使うと効率的に営業リストが作成できます。
どこから情報を集めてくるかはツール・サービスごとに違いますが、WEB上のデータをAIなどが判断して自動で集めてきてくれるので、非常に効率的と言えます。
こちらについて詳しく知りたい方は下記の記事をご確認ください。
2.専門業者に委託する
企業の情報を専門業者から購入する方法です。様々なサービスがありますが、選定のポイントは次の2つとなります。
・必要な情報が入手できること
・最新情報への更新頻度が要件を満たしていること
ターゲットとしている業種と地域などの情報を伝えて、リストを代理作成しているサービスや、Web上から企業リストを抽出する有料サービスもあります。
どのサービスを利用するにしても、「最新の情報」に更新されるかどうかが重要です。毎日更新されるサービスもありますし、週次更新のサービスもあります。
また、本稿に記載した項目を取得するには、オプション契約が必要なサービスもあります。
Kurabenaデータベースの活用
「kurabena」では、医療機関・法人名簿・飲食店のオープンデータベースを無料でご利用いただけます。ぜひお気軽にご活用ください。
3.クラウドソーシングで依頼する
専門業者ではありませんが、クラウドソーシングサービスを使い、ホームページからデータを抽出する作業を委託する方法があります。
情報収集はある程度決まった操作の繰り返しなので、作成、更新対象企業情報を伝えてその他の項目の取得作業を依頼することで、専門業者よりも安価に依頼することができます。
4.展示会やイベントの開催
自社製品・サービスを紹介する展示会などイベントを開き、そこに参加者した企業担当者を元に営業リストを作成します。
自社製品・サービスに興味を持った企業や職種の人が能動的に参加してくれるため見込み客としての可能性は非常に高い企業との接点を作れるメリットがあります。
展示会の事前告知は自社ホームページだけではなく各種メディアへの掲載などを行うため費用は多少増えますが、そのことで自社を広く認知してもらうことにもなるため、効果の大きい活動です。
顧客情報を集める前に必要な準備：営業戦略
営業リストに載せる顧客情報を集める前に、実は必要な準備があります。それが営業戦略の立案とメンバー全員での共有です。
自社の営業ターゲットを明確化し、みんなで共有してから顧客情報を集めないと、後になってあまり見込み客にならなさそうなターゲットばかり情報取集してしまっていたということになりかねません。
しっかり営業戦略を立案し、どういった企業・人を狙うのか、是非情報を集める前に確認しておいてください。
狙うべきターゲットばかりが集まった営業リストを作れれば、成約率もアップするでしょう。こちらのTwitterの方の言う通りだと思います。
更に調査方法について詳しく知りたい方は下記の記事もご参考お願い致します。
ここまでで営業リストで管理すべき項目と効率的な作成方法をご紹介しました。ここからは、営業リストの重要性などを解説していきます。
業績に貢献する営業リストとは?
ここからは、影響活動における営業リストの役割と重要性についてご説明します。営業リストは、会社の継続的成長のための2つの大きな役割を担っています。
・新規顧客の開拓
・既存顧客のサポート
会社が事業を継続するためには、新規顧客を獲得し、売上や販売数を伸ばす必要があります。
一方で、既存の顧客に対しても継続的に満足の行くサービスを提供する必要があります。
これが会社の成長につながる2大要素です。
この新規顧客と既存顧客へ適切な営業をするために強い効果を発揮するのが、営業リストなんです。
効果的な営業リストの作成方法と正しい活用方法を知っているか知らないかでは営業成績に大きく差がつきます。あなたの組織で営業成績を伸ばしたいのであれば、営業リストは必ずその手助けをしてくれるでしょう。
営業リストの重要性
営業リストが組織の売り上げに大きく影響するとお伝えしました。それでは、具体的に営業リストがどのように営業活動において重要なのか説明します。
1.新規顧客開拓における営業リストの重要性
一昔前の営業活動は、営業リストを使って候補企業に電話して、打ち合わせの予定を入れ、企業に足を運び営業活動を行っていました。
営業マンの経験や勘や能力が営業成績に大きな差をつける方式でした。
営業活動のデジタル化でより重要になる営業リスト
しかし、インターネットを用いたビジネスがスタンダードとなっている現代において、営業マンが電話でアポイントを取り足を運ぶ営業は非効率で生産性が低い営業活動といえます。
また、テレワークの普及率が高くなっている昨今では、営業マンが足を使って企業訪問する営業スタイルでの顧客獲得の成功率は極端に低くなってきています。
新規顧客開拓に必要な”量”を増やす営業リスト
今の世の中にあった営業リストがあれば、候補企業に対して一斉メール配信することができます。これは、電話による営業よりもはるかに短時間で多くの企業に連絡することが可能です。
さらに、新商品発売のアナウンス、製品紹介のイベントやセミナーなどの営業活動も、営業リストを用いて一斉配信し、ネット上で完結できる世の中になってきています。
従来のような、新規顧客余地のある企業へ足を運んだり、イベント会場を予約して開催するなどといった営業活動をしなくても、短時間で多くの企業への営業活動が可能となります。
2.既存顧客における営業リストの重要性
既存の顧客を大切にすることも重要な営業活動であり、営業リストの存在は非常に重要な役割を担っています。
営業リストには、既存顧客情報も管理し、顧客が望んだタイミングで営業をかけることができれば、既存顧客の満足度を上げることができます。
顧客満足度が上がれば、自然と新規顧客の獲得につながるという好循環が生まれます。
新規顧客をゼロから開拓する場合は、イベントやセミナーなどを開催し、広告費等が発生しますが、その費用に対して、新規顧客につながらないケースも多くあります。
それに対して既存顧客は一度取引を行っており、相手のニーズを把握できています。
そこに的確に次の営業をかけることが出来れば、成約率も高くなるだけでなく、「ウチのこと、よく分かってくれているね～」と信頼も高まります。
スムーズに取引が進めば、営業コストも削減できますね。
優れた営業リストの4大要素
営業リストは昔から重要なツールとして用いられていました。
しかし、営業活動形態が大きく変わってきている現代において、昔の営業リストの情報だけでは不十分で効果的な営業活動が行えないということも少なくありません。
最新の企業情報や担当者の情報、業界のトレンドなど営業活動に必要な情報がえられる営業リストがあれば、新規顧客に対して適切なコミュニケーションを取り、新規顧客の獲得につながります。
昔の営業リストではできないこともありますが、営業リストを正しく作り変えることで、営業活動を最大限にする効果があります。
現代の営業活動に必要な営業リストには、次の4つの要素が含まれています。
1. 最新の情報を管理していること
2. データの重複がないこと
3. 企業分析が十分にできること
4. 営業活動状況が把握できること
上記の4要素を会社として一元管理することが、営業担当者に依存することなく、組織として最大限の結果を出すことができます。
1.最新の情報を管理していること
企業は常に成長しています。そして、企業の情報も頻繁に更新されるものです。組織改編、拠点の変更、製品リリースやメディアへのニュースリリースなど、様々な新しい情報が常にアップデートされています。
一度、営業リストを作成しただけだと、劣化した企業情報に気づかないまま、営業をすることになり、コンタクト先の企業にも失礼に当たりますし、悪い印象を与えかねません。
営業リストは常に最新の情報に更新されている必要があります。
2.データの重複がないこと
データの重複とは、営業リスト上に複数の同一の情報が記載されていることです。
メールでのアナウンスや、DM送付などを一斉に行う場合、重複していると同じ情報を複数配信することになります。
これは、企業として、顧客管理が適切に行われていないとみなされて信頼を失うことになりかねません。営業リスト上に複数の同一情報が登録されないような管理をする必要があります。
3.企業分析が十分にできること
営業担当者は、営業活動を行う前に、製品情報やニュースリリース情報、株価、競合企業との比較などの企業分析を行い、営業活動の戦略を立てます。
しかしこの企業分析にかかる時間は、各営業担当者が行うのには非常に時間がかかる作業で、網羅性に欠けることもあります。
企業分析が担当者に依存することなく、会社として一元管理するため、営業リストに、企業を分析するための情報が整理されている必要があります。
4.営業活動状況が把握できること
営業担当者がいつどの企業にどのような営業活動を行ったのか、そして新規顧客になりうる企業なのか、次のアクションはいつ何をすべきなのかがわかるように管理されている必要があります。
複数の営業担当者が同じ顧客にアクセスするのは非効率ですし、顧客側も気分の良いものではありません。
いつ誰がどの顧客にアプローチしていて、現在どのようなステータスなのかが、誰がいつ見ても把握できるように活動の状況を管理する必要があります。
良い営業リストを作り続けるには、誰もが同じようにしっかりと入力・管理することもポイントです。
そのために便利なのが「フォーマット」。営業リストフォーマットについては下記の記事でご紹介しているのでぜひご確認ください。
まとめ
効果的な営業リストの作り方をご紹介しました。営業リストは、組織の売り上げを左右する重要な役割を担っています。
- 最新の情報を管理していること
- データの重複がないこと
- 企業分析が十分にできること
- 営業活動状況が把握できること
営業リストに必要な4大要素を正しく管理し、活用することで営業活動を効率的に行い組織の売り上げに貢献することができます。
不適切な営業リストのせいで、取引先を怒らせたり、大切な見込み客を取りこぼしてしまったりすることがないようにしたいですね。
善は急げと言います。
これを機に、適切な営業リストの作成と営業活動の見直しをしてみてはいかがでしょうか。