「仕事机が汚すぎて何がどこにあるか分からない」
「書類の整理方法を知りたいけど、どうしていいのか分からない」
この記事は、資料整理やファイルの方法を知りたい方に向けて、効率的に作業ができるコツを紹介しています。
スッキリした机に生まれ変われば、仕事効率の向上に繋がります。ご家庭でも、効率的に家事をするためのスペースづくりに応用できますよ。
今回は、実際に筆者が職場の書類を整理する為に行った方法を紹介します。
資料整理は自分の机だけでなく、共有の保管スペースもできればベストです。
具体的に整理整頓作業を行う前に、共有の棚を使う全ての人にファイルの整理・整頓を行う旨を連絡しておきましょう。
メンバー全員で整理整頓に取り掛かれるように、あらかじめ作業日と時間を決めておきます。
目次
資料整理とファイルの使い方!机をスッキリさせるコツを紹介
５Ｓという言葉を知っていますか？
職場環境の維持・改善の為に用いられるスローガンの事です。
まずは、５Ｓとは何なのかを確認していきましょう。
- 整理（不要なものを捨てる）
- 整頓（ファイルや資料の保管場所を明確にする）
- 清掃（常に掃除をして汚れがたまらないようにする）
- 清潔（整理、整頓、清掃された状態を保ち続ける）
- 躾（清潔な状態を保つ仕組みを作ってルール化する）
今回は、この内の「整理・整頓・躾」の３つに焦点を当てて、資料を整理するコツを紹介していきます。
効率よく書類を整頓するための2つの鉄則
資料整理の第一歩は、不要な書類を捨てることから始まります。
仕事をしていると、書類はどんどん増えていきます。
どこに何の書類があるか分からない状態では、探すことに時間を割くことになります。
作業効率や生産性に大きく影響するので、まずは書類の頭数を減らすことが大切です。
資料が重複する際は、旧の資料を廃棄する。
同じ資料を複数もつ意味はありません。
改訂、追記のある資料を受け取った場合は、古い資料はその場ですぐに捨てましょう。
最新の資料が手元にあるので、迷わずシュレッダーしてしまいましょう。
「間違えて古い資料を会議に持ち込んだ・・・」なんていう事態も避けることができます。
不要か判断できない書類は、配布された時系列でどんどんファイルする。
使い終わった資料が、もう不要なのか、まだ必要なのか迷うことはありませんか？
迷うと処分して良いか分からなくなり、「もう少し様子を見よう・・・」と、とりあえず机に戻すことになります。
判断がつかないときは、書類が配布された時系列ごとにファイルにまとめてしまうのがオススメです。
あらかじめ、何か月経過したら捨てるのか決めておき、月ごとにファイルを作成していき、決めた期日が来たら全て処分します。
捨てるのが難しい場合は、メンバーと相談の上で共有の棚に移すようにしましょう。
劇的に作業効率を向上させる為の整頓方法
書類の頭数が減ったら、残った重要度の高い書類を見やすく整頓しましょう。
書類の管理は全て縦置きにする。
効率的に書類を整頓するなら、横置きではなく縦置きにしてください。
横置きで机にしまうと、下側の資料をめくって探さなければならず、大変に非効率です。
資料の大きさは、大抵Ａ４なので、Ａ４の厚手のファイルを用意すれば、ブックスタンドで管理することができます。
ファイルに保管された資料が一目瞭然になるよう、見出しを付ける事をお忘れなく。
理想的な配置に収まるように、テープを貼って区分けする。
自分の机には、ツールごとに作業しやすい配置があると思います。
仕事をしていくうちに自然と乱れてしまうので、乱れてしまう前に目印をつけておきます。
ＰＣ，電話、ブックスタンドなどを置く理想的な場所を決めます。
次に、置いた場所にテープで貼って囲みます。
仕事の流れで乱れた作業場を理想的な状態に戻る際に役に立ちますよ。
整理した状態を、無理せず自然に維持する方法
今回紹介する３つのＳで、最も大切なのが躾（しつけ）です。
せっかく整理したのに、数日で元の状態に戻ってしまっては意味がありません。
作り上げた状態を仕組み化し、無理に意識しなくても、整理・整頓がされた環境を作りましょう。
ファイルに番号を振って順番に並べる。
ファイル整理の基本は、たくさんのファイルに番号を割り振ることです。
次のような表記のラベルをファイルに貼ります。
「棚番号-段番号-ファイル番号」
ファイル保管用の棚は１つだけではないはずです。
東側の棚は１、西側の棚は２など、メンバーと打ち合わせの上で棚ごとの番号を決めます。
棚番号を決めたら、棚のどこの段に保管するかを決めます。
一番上の段からＡ、Ｂ、Ｃ・・・とアルファベットで区別すると分かりやすいですよ。
ラベルの色で区別するという方法もあります。
そして、段ごとに並べる順番に左から番号を振っていきます。
ここまで決めれば、どのファイルがどこになるか、明確になりますよ。
色付きテープをファイルの端から端へ斜めに貼る。
仕上げに、ファイㇽが整頓された状態が自然と保たれるようにひと手間加えましょう。
おすすめは、ファイルに斜めにシールを貼る方法です。
棚の中に１～１０のファイルがあるとします。
１のファイルの左端から１０のファイルの右端まで一気に斜めにシールを貼って、ファイル毎にハサミで切って貼り付けます。
正しい状態で並べてあれば、綺麗な斜め線が見える事になります。
もしファイルを使った人が間違った場所にファイルを戻すと、斜めの線が直線にならないので、すぐに気づくことができます。
躾のコツは、「整理整頓をしなきゃ！」を思わなくても自然と綺麗な状態が保たれることにあるのです。
綺麗な状態を写真で撮影して棚に貼り付けておく。
綺麗な状態ができたら、写真で撮影しておきましょう、
写真は、棚の中の目につく場所に貼っておきます。
正しい定位置の状態を、異動してきたばかりの人にも見せることができ、いちいち教えなくても綺麗な状態を保つことができます。
まとめ
資料整理とファイルの使い方を紹介してきました。
紹介した内容を、おさらいしましょう。
- 資料が重複する際は、旧の資料を廃棄する。
- 不要か判断できない書類は、配布された時系列でどんどんファイルする。
- 書類の管理は全て縦置きにする。
- 理想的な配置に収まるように、テープを貼って区分けする。
- ファイルに番号を振って順番に並べる。
- 色付きテープをファイルの端から端へ斜めに貼る。
- 綺麗な状態を写真で撮影して棚に貼り付けておく。
いかがですか。
効率的な資料整理のコツは、簡単なものばかりです。
大切なことは、１日の中で５分でも時間を見つけて少しずつでも進める事です。
当記事をヒントに、理想的な職場環境づくりに励んでください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。