ある日、突然あなたは会社の送別会幹事に選ばれちゃいました。…

この記事を見て頂いた方は、おそらく送別会の幹事に決まった方ですよね。お世話になった上司や同僚が転勤や退職するぞという時に、幹事になる事、特に若手は避けて通れない道といってもいいでしょう。

送別会案内メール社内の方に伝えるにはどういった構成でメールを作ればいいのか。意外と悩むし難しいですよね。

失礼があってはいけないし、だからといって形式ばった「拝啓…」みたいなメールだと却って分かりにくいかもしれないし…

そんなお悩みは、この記事を見て頂いたら解決します!

社内メールで送別会の案内をどう伝えるのか?せっかく作った送別会の案内メールで、お世話になった方々や参加する方々に失礼のないようにメールで案内する方法を見ていきましょう。

また、社内で接点が少ない方にもご自身のメールスキルや運営スキルを見せるチャンスでもありますよ!

送別会の案内は社内ならメールで!

会社の送別会を社内に案内する際はメールが一般的で、基本的にはビジネス文章として扱われます。

会社によっては、部署ごとのメーリングリストがあったりするので、その場合は送り忘れのミスを防ぐためにもメーリングリストを使うようにしてくださいね。

送別会メールは一斉にたくさんの人に読まれるので、できる限りわかりやすい文章で端的に作成するように心がけましょう。

以下は、社内で異動になる方の送別会を基本にご説明していきます。後半の例文の部分で、退職のケースについても補足しますね。

社内向け 送別会の案内メールの書き方

 

まずは事前準備を済ませましょう。お店の選定はともかく、送り出されるご本人の都合を聞いておき、予め送別会の日程を決めておくのは必須です。

大人数の場合はお店を押さえておかないと予約でいっぱい!になってしまいかねず、お店が決まらないと本当に悲惨なので、そちらもご注意ください…。

件名はわかりやすく「送別会・送別者名・日付」を入れる

くどいようですが、送別会の案内メールはビジネスメールです。

よって、件名には本文の内容が要約されたタイトルが望ましいです。まずはメールの件名に【送別会】というワードは最低限いれるようにします。社内メールは毎日何通も届くので、件名を見ただけで送別会とその概要がわかるのが理想です。(送別会の案内メールを見落とされるなんてことが起きたら、各所のトラブルの元です…)

この時、異動される方のお名前もいれておくと、開封しなくても分かるので効率的ですね。

日付まで入れてしまうのも良いでしょう。日付を見てメール処理の優先順位をつける方も居られます。

では、以下に件名の例を記載します。

例1:〇〇部部長 〇〇さん 送別会のご案内(〇月〇日)
例2:【送別会〇月〇日】〇〇部〇〇さんの送別会のお知らせ
いかがでしょうか。いずれの場合も、「送別会であること」「誰の会であるか」「いつなのか」が分かるようになっています。
さて、送別会のメールには基本的なテンプレートが存在しますので、そちらを押さえておきましょう。

メール本文の構成に欠かせない5つの要素

①宛名
②導入部
③日付・場所
④会費
⑤参加・不参加の出欠確認
⑥主催者・幹事者
この5つの要素は欠かさずに入れましょう。こちらをチェックすることで抜け漏れを防げますよ。

【例文】送別会の案内メール記入例

件名 【3月25日】 〇〇部部長 ○〇さん 送別会のご案内

①宛名 〇〇営業部 各位(社内各位)

②導入部
皆様、日々の業務お疲れ様です。

この度、〇〇部の〇〇部長が4月1日付で〇〇支部へ異動される事になりました。
つきましては、大変お世話になりました〇〇部長に感謝の意を込めて送別会を開催したいと思います。

お忙しいとは思いますが、ぜひご参加頂きますようお願い致します。

③3月21日(金)19:00より 場所: 居酒屋▼▼
④会費:3,000円(プレゼント代込み)
⑤出欠〆切:3月10日までに、このメールにご返信下さい。
会費は3月20日までに幹事が分担して集金にあがりますのでご準備下さい。

以上

⑥〇〇部 ■■、◎◎
連絡先   TEL 1234-56-7890
緊急連絡先 TEL 2345-34-7890

例:実際のメールイメージ

送別会の案内メールはこのような基本構成です。

①宛名を記載します。

②導入部分には異動される方の名前・異動される日付・異動先などを記載し、感謝の意を込めて労をねぎらい、今後の活躍を祈り激励する文面で送別会の開催のお知らせを書いていきます。

③送別会の日付や場所を明記します。

④会費は明記します。人数により変動する場合は、その旨を記載しましょう。

⑤出欠確認。出欠の返信はいつまでに必要かを書いておきましょう。出欠の期日があれば返事がない方にリマインドするのも気まずくなりにくいですよ。

⑥主催者・幹事者の連絡先を明記しましょう。当日の急な遅刻やトラブルに対応する為にも緊急連絡先も記載しておくと尚良いです。

社内向けでも公式なメールで送る際は①導入部と②の間に「記」と入力し④の後に「以上」を入力して内容をはさみます。この際に通常のビジネス文章ですと「記」は通常中央揃え、「以上」は右寄せになりますがメールですとレイアウトが崩れるので左寄せで大丈夫です。

ただこの辺りの文面は、各社社内の慣習がありますので、以前送別会などの案内メールを受け取ったことがあればそちらを参考に合わせていくのがいいでしょう。。

注意!送り出される人(送別される人)には必ず別の案内メールを送る

送別会の案内メールを送る際に送り出す側と送られる側で同じメールを送るのはマナー違反となります。

というのも、出欠確認は必要ないですし、会費は基本的に取らないですよね。ですので、会費の項目は伏せた状態で他の皆さんへのメールとは別にして案内するようにしましょう。

会費の項目は単純に記載を消す方法と、「ご招待」と書く方法があります。こちらもご自身の会社の慣習に合わせるのが無難です。

その他例文:退職の場合

退職の場合の例文を2パターンご紹介します。1つ目は、定年退職の場合。2つ目は、転職に伴う退職の場合です。

基本的に変更するのは【導入部】で、その他は上記と同じでOKです。

定年退職の送別会案内メール例文

この度、10月30日付で〇〇部の〇〇さんが 定年退職されることになりました。

つきましては、〇〇さんの長年のご尽力に感謝し、今後のご健勝と益々の発展を祈念しまして送別会を開催いたします。

皆様ぜひ万障お繰り合わせの上、ご参加頂きますようお願い致します。

定年退職の方ですので、年長者であり会社への貢献度も大きい方だと考えられます。年長者をたてる一文を添え、通常よりも堅めも言い回しにするのもよいでしょう。

転職に伴う退職の送別会案内メール例文

この度、10月5日を最終出社日とし、〇〇部の〇〇さんが退職されることになりました。

つきましては、〇〇さんの労をねぎらい、今後のご活躍を祈念しまして送別会を開催したいと思います。

下記に詳細を記載いたしますので、ぜひご参加頂きますようお願い致します。

周知の事実になっているかとは思いますが、転職することなどはメールで触れないようにしましょう

また、実際の退職日と最終出社日に有給休暇の消化等で差がある場合は最終出社日をお伝えするのもよくあります。どちらを書く方が社内で一般的なのかを把握したうえで、慣習に合わせた方が親切です。というのも、最終日に直接あいさつしたいと考えている方も居られますので、慣習と違う方を書くと混乱をきたしてしまいます。

いつ送る? 送別会 案内メールのタイミング:2週間前を目途に

私自身も送別会の幹事を経験したことが何度もありますが、会社の規模によっては出欠確認だけでも時間がかかります。(すぐに返信してくれる人ばかりではないですし、個別に聞き取りに回らなければならないのに全然会社にいないなんてことも…)

出欠確認が済まないと人数が確定できず、会場の調整があとで必要になってしまうと大変ですよね。

また繁忙期となると大人数の会場を押さえることが困難になることもあるので、幹事になられた場合は少し早めに時間に余裕をもって準備して頂くことをおすすめします。もし前回の送別会などの幹事を経験された方が近くにいらっしゃる場合は、前回はどうしたのか聞いておくと、感度がつかめてラクになりますよ。

具体的な時期は送別会開催日の2週間前にご案内しましょう。

ただ、送別される主役の方、そちらの方と関係が深く絶対に参加してほしい方は、もっと早く、メールを送る前に個別に確認しておく方がいいです。時期は、「送別会の幹事を打診されたら【すぐ】」だと思っておきましょうね。

送別会の案内メールに加えて参加者には開催日の2~3日前に再度案内をいれておくと、当日送別会を忘れていて不参加といったことを未然に防ぐことが可能です。また、ドタキャンを防ぐためにも「都合が悪くなった方はお知らせください」などの文面の追加もいいでしょう。2~3日前であれば人数変更分はキャンセル費がかからないことも多いです。

会費の回収タイミング:事前集金がオススメ

会費の回収はメールの案内に、送別会当日までに集金する旨を記載しておきましょう。

送別会が終わってからだとバタバタしたりし、時間がたつと回収しづらくなるので、可能であればできる限り事前の集金がおすすめです。

その際に急なキャンセルに関しての返金に関する文言もいれておくと、トラブルを避けることができるかと思います。

また、例えば上司の方が「多めに出そうか」などと提案してくださる場合や、会費から贈り物を買う場合など会費はいろいろなケースがあるので、こちらも今までの慣習を確認しておくと安心ですね。

追加徴収は感じが悪いですが、返金は(幹事は手間ですが)受け取る方はイヤなものではありませんので、足りなくならないように気を付けて、余ったら返金するようにしましょう。

まとめ

予めわかっている異動や定年退職ですと時間にゆとりもありますが、突然の異動や退職の場合は時間も少なく送別会開催日までの時間がなく案内も遅くなってしまいます。

送別会の案内メールの書き方を覚えておけば、そういった時でも慌てずにメールを書くことができます。しっかり事前に準備しておきたいですね。

送別会の社内向け案内メールもあくまでビジネスメールです。ビジネスメールの基本にのっとり、

①メールの件名はわかりやすく
②場所・日程を正確に明記
③案内は2週間前に送信する

…ということを心掛けて作成してください。

幹事ができる人は、ビジネス上もいい印象を社内のメンバーに与えることが出来ます。一方で、訳の分からないメールや不手際があると「あいつ仕事大丈夫か?」などと仕事の信用も失いかねませんので、1業務として気合を入れていきましょう。

送別会は本人さんと送り出す側の最後の宴の場となります。楽しい印象で終えることができるといいですね!