こんにちは!本日も皆さんと「知ってお得な営業マン情報」を共有していきたいと思います!是非、最後までお付き合いください!

電話帳や顧客リストを作成する際、エクセルを使われることが多いかと思います。その際に関数などエクセル特有の機能を使っていますでしょうか?「エクセルの関数とか機能がイマイチよく分からん!」という方も少なくないのではないでしょうか?

この記事では、電話帳やリストをエクセルで作成するときのポイントや使える関数についてまとめています。営業職の方だけでなく生徒や部員の連絡先などをまとめた電話帳作成時にも使えるものです。作業効率もうんと向上しますよ!

エクセルに苦手意識のある方や関数はあまり使わないなどといった方は是非、これからご紹介するエクセル作成時のポイントをご参考ください!

Excelでリストを作る際に押さえておくべきポイント5つ

この記事ではExcel(エクセル)でリストを作る際に便利な機能をたくさん紹介していきます。その前に、「どういうフォーマットで作ればいいの??」という方はぜひテンプレートを使ってください。

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杉田
例えば、「Microsoft公式テンプレート 連絡先リスト」などです。

その他テンプレートや、基本操作は下記の記事も参考にしてくださいね。

ポイント1:ワークシート内にタイトルはいらない

タイトルをつけると見やすくなりますよね。リストを作る際にはついついタイトルをつけたくなります。しかし後から「読み仮名順」などで並べ替えをした際に、せっかく作ったリストが崩れてしまってその修正のためにムダな時間を過ごす羽目になってしまうことも…

皆さんはそうならないよう、そのエクセルの題名をタイトルにするようにして、ワークシート内にはタイトルをつけないようにしましょう!

ポイント2: 人名では姓名の間にスペースを設ける

スペースを入れることで、

  • 見やすくなる
  • 五十音順のときに正しく並べ替えられる

というメリットがあります。

「原田さくら」「原海斗」「原夏樹」のような名簿がリストにあったとします。これらをスペースを空けずに五十音順に並べ替えると、

「原海斗」「原田さくら」「原夏樹」

の順になり、「原」と「原田」の姓が分けられなくなってしまいます。これは「はらかいと」「はらださくら」「はらなつき」とひらがなで見るとよくわかります。「はら」の次の「か」「だ」「な」で五十音順に並べ替えられてしまい、姓で分けることができないのです。

姓名の間にスペースを入れることでこれは防ぐことができます。後述するエクセルの便利機能を有効に使うためにも、スペースは入れるようにしましょう!

ポイント3: 記号や環境依存文字はNG

〒や℡など、記号や環境依存文字も、リストが見やすくなったりしますよね。ただ、これらも後から並べ替えをするときにきちんと並べ替えができないようになりますので、使わないことがオススメです。

ポイント4: 1度設定しておくと便利な書式設定がある

「日本語入力をOFF」に

「メールアドレスを打つときにいちいち半角に変えるのが面倒!」リストを作りながらそう考えることはありませんか?作業中に日本語入力のままメールアドレスを打ってしまって、画面を見てから気付いて「も〜」と思いながら打ち直す…

ブラインドタッチ(キーボードを見ず画面を見ながら入力すること)ができればそんなミスは起こりにくいのですが、それでも1回1回半角に切り替えるのは少し面倒ですよね。

エクセルの書式設定の中には、指定した列の日本語入力をOFFにする、なんていう設定もあります。次から具体的な手順を説明しますね。

「日本語入力をOFF」の使い方

設定方法は、

  1. 半角英数字で入力したい列を選択
  2. 上の「ファイル」などのタブの中に「データ」タブがあるのでクリック
  3. 「データの入力規則」をクリック
  4. 「データの入力規則」ボックスが出るので、「日本語入力」をクリック
  5. その中の「オフ(英語モード)」を選択し、OKをクリック

この設定をしておくことで、設定した列での入力の際は、自動的に半角英数字となります。かなり便利なので、是非とも活用したい機能の1つですね!

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杉田
省けるのはちょっとした一手間ですが、この一手間が積み重なると大きな差になりますよ!

ポイント5: 住所の入力は郵便番号でラクラク

住所って長いですよね…「少しでも入力の労力減らせないのかな〜」と考えている方!

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田口
あります!しかも意外とカンタン!
  1. ハイフン(ー)をつけて郵便番号を入力
  2. スペースキーを2回押す
  3. 変換候補の中に「住所に変換」という候補が出るので選択
  4. すると、住所の町名までが一気に表示される

あとは「〜丁目〜番地〜」と打つだけなのですごくカンタンだしラクですね!

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田口
特に事前の設定があるわけでもなく入力がラクになるのでかなりオススメです!

実は簡単!エクセルの関数を使ってみよう

エクセルの関数ってなんだか複雑なイメージですよね。関数はなんと数百種類もあるそうです。(めちゃくちゃ多いんですね…)

「そんなにも使いこなせないし、どれがいいかもわからない!」と拒否感がある方も多いかもしれません。

でも大丈夫!ほとんどの人が全ては使いこなせていません!そしてすべてを使いこなす必要もないのです。

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杉田
今回は電話帳や顧客リスト、住所録などで使える便利な関数を2つご紹介します。

英字、数字、カタカナを自動で半角にしてくれる「ASC関数」

ASC関数はいつ使うの?

皆さんはリスト作成時に、「こっちでは変換に出てきたから半角だけど、こっちは直接打っただけだから全角になってる」なんてことはありませんか?

リスト作成時は書式を統一して入力することをオススメします。

なぜなら全角と半角が混ざっている状態では、あとで並べ替えをするときにきちんと並べ替えられないためです。

リストの書式に全角と半角が混ざっている場合に「ASC関数」を使います。

ASC関数の使い方

ASC関数を反映したいセルに「=ASC(  )」と入力します。(  )内には、英字や数字、カタカナを半角にしたいことを記入しているセルの番号を入力します。

半角にしたいことを記入しているセルがD4であれば、

=ASC(D4)

このように入力します。もし半角や全角が混ざってしまった場合はぜひ活用してみましょう!

もうフリガナは入力不要!「PHONETIC関数」

PHONETIC関数はいつ使うの?

関数の1つに、PHONETIC(フォネティック)関数というものがあります。これは、入力した漢字の読み仮名を自動的に表示してくれるというスグレモノです!

PHONETIC関数の使い方

方法としては、先ほどのASC関数と手順はほぼ同じで、

PHONETIC関数を反映したいセルに「=PHONETIC(  )」と入力します。(  )内には、読み仮名を表示したいことが記入されているセルの番号を入力しま。読み仮名を表示したいことが記入されているセルがD4であれば、

=PHONETIC(D4)

このように入力します。これも入力の手間がかなり減りますよ!リストの項目の中に「フリガナ」を入れている方は導入すべき関数です!

名前の読み方が珍しい場合

最近では珍しい読み方をする名前の方も増えてきていますよね。

例えば、女性で「星」と書いて「あかり」と読む方がいるそうです。入力時は「ほし」と入力することになるかと思います。

すると当然、PHONETIC関数を設定しているセルには「ホシ」と表示され、書き換えようとしても「=PHONETIC(  )」と表示され、書き換えられない!という状況が発生してしまいます。そんなときのポイントとして、

  1. 読み仮名を表示したいことが記入されている項目の列番号をクリック
  2. 「ホーム」タブの「フリガナの表示/非表示」をクリック

これで、名前などの上にフリガナが表示されるようになります。そのフリガナをクリックして書き換えると、PHONETIC関数を設定しているセルの方も反映されます!

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広尾
名前を漢字で入力した後では、予測変換の上位が漢字になっていることが多いので、PHONETIC関数にしておくとかなり入力の手間が省けます!

リストの装飾や並べ替え方法

リストをテーブルに変換してみよう

テーブルに変換するメリット

リストが完成したら、リストの装飾をしていきましょう。「別にそんな装飾まではいいかな」という方、少しお待ちください。なぜここで装飾をご紹介するかというと、装飾をすることでリストの見栄えが良くなるだけでなく、並べ替えなどのデータ処理も可能になるからです!

そこで活用するのがリストの「テーブル」への変換です。

テーブルへの変換方法

テーブルへの変換方法としては、

  1. リストのセルを選択
  2. 「ホーム」タブの「テーブルとして書式設定」をクリックして好きなデザインのものを選択
  3. 「テーブルとして書式設定」ボックスが出てきて、「テーブルに変換するデータ範囲を指定してください」と出るので記入
  4. その下の「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェック

これでOKを押すと、リストがテーブルに変換されます。

テーブルに変換すると、もしリストにデータを追加したいときはリストの下に、新しいデータの先頭列(リストでは名前など)を入力した後、「Tab」キーを押すとテーブルが拡張されます!

名前を五十音順に並べ替え

五十音順への並べ替え方法

リストをテーブルに変換できたらいよいよ並べ替えです。

テーブルに変換すると、テーブルの列の先頭に「▼」のマークがあります。名前の記入がある列で押し、「昇順」をクリックすると、五十音順に並べ替えられます!

いざ並べ替え!その前に再度チェックしておくこと

並べ替える際に書式が統一されていないなどがあると、きちんと並べ替えられないことがあります。五十音順にきちんと並べ替えられるように、改めて前述した注意点を確認しましょう!

注意点

  • ワークシート内(特に最上部)にタイトルをつけていないか。←もしつけていれば消しておきましょう!

  • 人名には姓名の間にスペースを設けているか

  • 記号や環境依存文字を使っていないか。←もし使っていれば消しておきましょう!英字、数字、カタカナは半角もしくは全角で統一しているか。ちなみに1.4「1度設定しておくと便利な書式設定」でご紹介した方法は自動的に半角設定してくれるものでした。またASC関数も自動で半角に変換してくれるものですので、統一する際は半角がオススメです
  • まとめ

    今回は、電話帳やリストを作成する際のエクセルの便利機能や関数についてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。

    まず、エクセルでリストを作る際に押さえておくべきポイントとして以下をご紹介しました。

    • ワークシート内(特に最上部)にタイトルはつけない
    • 人名では姓名の間にスペースを設ける
    • 記号や環境依存文字はNG
    • 書式設定として、設定した列の入力時は自動的に半角で打てる方法
    • 住所入力は郵便番号を打ち込んで「スペース」キー2回押しで町名まで表示

    関数については以下の2つをご紹介しました。

    • リストの書式に全角と半角が混ざっている場合に半角に変換して表示してくれる「ASC関数」
    • 入力した漢字の読み仮名を自動的に表示してくれる「PHONETIC(フォネティック)関数」

    そして最後にリストの装飾と並べ替え方法についてご紹介しました。

    エクセルの機能を知るのは、確かにそのときは時間を使いますが1度習得してしまうと必ずあなたの武器になります。

    是非この記事でご紹介した機能や関数を使いこなして、効率的にリストを作成していきましょう!


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