こんにちわ!こんばんわ!

皆さんは営業をされているときに「メールをもらったけどどう返信すればいいか分からない」というときありませんか?

営業メール一つで取引先との関係が終わってしまうかもしれないと思うと震えあがりますよね。

今回は営業メールを書きたいけれどどう書いていいのか分からない..

返信の仕方は?という方向けにシーン別の営業メールのテンプレートと基本のマナーを紹介します!

どのシーンにも生きる営業メールの基本マナーとは?

まず、営業メールに必要最低限の情報はこちらです。

  • 宛名
  • 冒頭挨拶
  • 名乗り
  • 本文
  • 結びの挨拶
  • 署名

返信メールであるとひと目でわかる件名を付ける

 

ビジネスの基本は「効率」です。相手にどれだけ時間を使わせないかがいい営業マンと悪い営業マンを分ける境目になります。まずはタイトルだけで相手に用件が伝わるようにしましょう。

相手のメールを引用をする際は「>」を使う

返信をする際に、よりわかりやすく回答するために送信元の本文を引用することがあります。
そういった場合には、引用したい文章の文頭に「>」をつけてから該当の文章を引用するようにしましょう。

相手からの返信を希望しない場合はそのことを文中で示す

自分が送る内容に対して相手の返信が不必要の場合は「なお、返信は不要です」や「ご確認いただければ、ご返信にはおよびません」と記載しましょう。

断る場合は相手へ配慮した表現を用いる

営業メールに対してお断りの表現を用いる際は、不本意ではありますが、今回はお見送りさせていただきます」や「せっかくのお話ですが現時点での検討がむずかしく辞退させていただきます」などといった相手を配慮した表現を使いましょう。

シーン別の営業メールのテンプレートを紹介!

初めての相手に挨拶メールを送る場合

件名:ご面談のお願い【○○株式会社・名前】

株式会社○○
人事部 ○○ ○○様

突然のご連絡失礼いたします。
私、株式会社○○ 営業第一課の○○ ○○と申します。

弊社では人事業務を効率化する○○というサービスを提供しており、○○の分野で1,00社以上の企業様のご支援をさせていただいております。
そこで、○○分野でご活躍されている貴社において、弊社のサービスがお役に立てないかと思い、ご連絡させていただきました。

一度、ご挨拶かたがたご面談のお時間をいただけますと幸いです。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願い致します。

−−−−−
○○株式会社
営業部 営業第一課
○○ ○○
〒000-0000 ○○県○○市○○
TEL:000-000-0000 / FAX:000-000-0000
携帯電話番号:000-0000-0000
Mail:XXXX@XXX.co.jp
URL:https://

検討している場合の返信メール

株式会社○○
人事部 部長
○○ ○○様いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。この度はお忙しい中、ご丁寧にメールを送っていただき、
心より感謝申し上げます。ご提案内容については、社内で十分に検討し、
改めてご連絡させていただきます。何卒宜しくお願い申し上げます。取り急ぎご提案のお礼を申し上げます。−−−−−
○○株式会社
営業部 営業第一課
○○ ○○
〒000-0000 ○○県○○市○○
TEL:000-000-0000 / FAX:000-000-0000
携帯電話番号:000-0000-0000
Mail:XXXX@XXX.co.jp
URL:https://

資料送付に対するお礼の返信メール

この度

株式会社○○
人事部 部長
○○ ○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。

はご提案資料をお送りいただき、
誠にありがとうございます。

早速ご対応いただき、感謝申し上げます。

資料を確認させていただき、
不明な点などありましたら問い合わせさせていただきます。

ご確認いただければご返信には及びません。
取り急ぎ、受領のご報告とお礼を申し上げます。

−−−−−
○○株式会社
営業部 営業第一課
○○ ○○
〒000-0000 ○○県○○市○○
TEL:000-000-0000 / FAX:000-000-0000
携帯電話番号:000-0000-0000
Mail:XXXX@XXX.co.jp
URL:https://

訪問アポイント(候補日提示あり)への返信メール

株式会社○○
人事部 部長
○○ ○○様いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。ご連絡いただき大変ありがたく思います。ご訪問の件に関してですが、承知いたしました。
私も『××((商品orサービス名)』について
お話を伺いたいと考えておりましたので
ぜひご面談お願いしたく存じます。なお、頂いた候補日程ですと
①6月5日14:00~
③6月7日15:30~
が空いております。お忙しいところ恐縮ではございますが
ご調整のほどよろしくお願い致します。−−−−−
○○株式会社
営業部 営業第一課
○○ ○○
〒000-0000 ○○県○○市○○
TEL:000-000-0000 / FAX:000-000-0000
携帯電話番号:000-0000-0000
Mail:XXXX@XXX.co.jp
URL:https://

提案に対するお断りの返信メール

株式会社○○
人事部 部長
○○ ○○様いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。ご連絡いただきありがとうございます。新商品のご提案内容を拝見致しました。非常に興味深い商品ではございましたが、
費用面でどうしても折り合いがつかなかった為、
現在のところ商品の購入は難しい状況でございます。せっかくのご提案ではございますが、
ご賢察のうえ、ご理解頂ければ幸いです。今後の貴社の発展をお祈りしております。取り急ぎご返信申し上げます。−−−−−
○○株式会社
営業部 営業第一課
○○ ○○
〒000-0000 ○○県○○市○○
TEL:000-000-0000 / FAX:000-000-0000
携帯電話番号:000-0000-0000
Mail:XXXX@XXX.co.jp
URL:https://

お礼メールをする場合

件名:ご面談の御礼【株式会社○○・名前】

株式会社○○
人事部 部長
○○ ○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。

本日はご多忙にも関わらず、面談のお時間をとっていただき、
誠にありがとうございました。

○○業界が急成長している現状や今後直面する課題など

のお話をお伺いすることができ、
大変勉強になりました。

今後も○○業界へ微力ながら尽力させていただく所存でございます。
引き続きよろしくお願いいたします。

−−−−−
○○株式会社
営業部 営業第一課
○○ ○○
〒000-0000 ○○県○○市○○
TEL:000-000-0000 / FAX:000-000-0000
携帯電話番号:000-0000-0000
Mail:XXXX@XXX.co.jp
URL:https://

まとめ

営業メールはビジネスマンにとって重要なコミュニケーションツールです。

基本を押さえたうえで礼儀を持ってやり取りをすれば、いい関係性が築けます。

そしてうまく活用することで顧客ともいい関係性が築けるので、大きなビジネスチャンスになります。

そのためにもまずは量をこなして日々の営業活動を有利に進めていきましょう。