こんにちは!本日も皆さんと「知ってお得な営業マン情報」を共有していきたいと思います!是非、最後までお付き合いください!

営業のお仕事はお客様に自社の商品を購入してもらうことが一番の喜びではないでしょうか。そのためには自社製品の魅力が伝わるプレゼンをすることがとても重要になってきます。

「資料のまとめ方がわからない」とか「参加者の反応がいまいち良くない」など、プレゼンが上手にできないと悩んでいる人も多いと思います。今回は、プレゼンの目的や基本構成を紹介し、伝わるプレゼンの作り方を解説します。

伝わるプレゼンとは?

プレゼンテーションを行う意図は、こちらの目的を相手にわかりやすく伝えて、行動してもらうことにあります。

プレゼンの目的

1.目的・内容をわかりやすく伝える
2.相手に行動を起こしてもらう

この2つの目的が達成できていないのは、伝わるプレゼンとは言えず、何らかの改善の必要があると考えられます。

内容を分かりやすく伝えること

プレゼンを行う目的の一つは、自社の商品やサービスの魅力をわかりやすく相手に伝えることです。また、課題解決であれば、どんな課題やリスクがあるのかをわかりやすく伝えることです。

どんなに優れた商品・サービスでも、その魅力が伝わるプレゼンでなければ価値はありません。

行動を起こしてもらうこと

もう一つの目的は、相手に行動を起こさせることです。商品のプレゼンなら商品を購入してもらうことです。サービスであれば利用してもらうこと、問題や課題提起であれば、その改善策を実行してもらうことです。

メッセージが正確に伝わり、相手が行動を起こすようなプレゼンをするためには、プレゼンの相手を知ることが重要です。相手を知り、相手に合わせてプレゼンをカスタマイズし、何をしてほしいのかを整理することが非常に重要です。

目的が明確で、それを実現するための商品・サービスが魅力的に伝わるプレゼン資料があってこそ、相手の心を動かすことができます。

伝わるプレゼンには型がある

聞き手に伝わり行動を起こさせるプレゼンにはいくつかの型があります。そのうち代表的な方法をご紹介します。

SDS法:どんなプレゼンでも魅力が伝わる!!

SDS法とは、Summary Detail Summary法の頭文字をとっています。最初に結論を述べて、続いて詳細の説明を行い、最後にまとめとして改めて概要と結論を述べる構成となっています。

SDS法

【Summary】プレゼンの概要と結論や提案内容のポイントを伝える
【Detail】概要を深堀した詳細内容を順を追って説明する
【Summary】全体のまとめとして、再度概要・結論を伝える

SDS法はプレゼンの基本的な手法で、聞き手に商品の魅力などが伝わりやすい構成となっているため、どのような提案のプレゼンとしても利用することができるオーソドックスな手法です。

【Detail】には、トピックを3つ程度上げると伝わりやすくなります。それ以上だと量が多くてメッセージがぼやけてしまい、少なすぎると魅力が少なく感じてしまいます。

PREP法:プレゼンの説得力アップ!!

PREP法とは、Point Reason Example Point の略です。

初めに結論を伝えて、その理由を述べさらに事例を添えた上で最後に改めて結論を伝える手法です。結論の理由と事例を述べることで、説得力が増すため、提案内容が伝わりやすい方法です。

PREP法

【Point】プレゼンの概要と結論や要点を伝える
【Reason】結論や要点に関する理由や根拠を数字や図や表を使って伝える
【Example】魅力的な事例や効果がわかる具体例を伝える
【Point】全体のまとめとして、再度概要・結論や要点を伝える

SDS法と異なり、結論・要点を【Point】と表現していますが、最初と最後を結論・要点ではさんでいる点において、SDS法と非常に類似した手法です。

SDS法の【Detail】を【Reeason】と【Example】に細分化しているため、相手に話の魅力がより伝わる構成になっています。【Example】すなわち、たとえ話が相手の心を動かすようなものであれば非常に効果的な構成です。

こちらの動画で分かりやすいたとえ話の作り方を紹介していますので、参考にしてみてください。

重要なのは結論を冒頭に置くこと

プレゼンには、「結論ファースト」という鉄則があります。参加者はプレゼンが有益な情報かを早く知りたがります。従って、まず結論を伝えて興味を持ってもらってから詳細を説明する流れがプレゼンの鉄則です。

その手法として代表的なSDS法とPRE法をご紹介しました。この方法でプレゼンすることで、参加者は、結論を初めに聞くことで、その結論に至った理由や妥当性などの詳しい情報を得ようとします。

そしてその理由や妥当性、具体例が参加者の課題解決などのメリットにつながるものであれば、行動につながります。

従って、話の冒頭で結論を述べて相手の心をつかみ興味を持ってもらう事こそが、伝わるプレゼンをする上で非常に大切なテクニックとなります。

プレゼンで陥りがちな過ち

ここからは、プレゼンで陥りやすい代表的な過ちを2つ紹介します。どちらも、意識しないと、ついしてしまう過ちです。伝わるプレゼンを実践するためには気お付けたいポイントです。

情報過多では伝わらない!!

良い商品・サービスであれば、その魅力をお客様にたくさん知ってもらうために、多くの情報を伝えようとするプレゼンターをよく見かけます。しかし、情報が多いだけのプレゼンでは、主旨がぼやけてしまい、魅力は伝わりません。

プレゼンをする私たちに目的があるのと同様、聞き手にもプレゼンを聞く目的があります。聞き手の立場に立ち、相手にとって有益な情報を選択し、できるだけシンプルに簡潔にわかりやすく伝えることが重要です。

”起承転結”ではプレゼンの魅力半減!!

一般的な文章の構成として「起承転結」があります。ドラマや小説などの話の展開でよく使われる手法で結論が気になって読み進めてしまう効果がありますが、「起承転結」はプレゼン向きの構成ではありません。

【起承転結】の流れ

【起】新しい商品・サービスについて発表する
【承】商品・サービスの主要な特長や機能を伝える
【転】他商品・サービスにおける課題や問題点を提示する。
【結】他商品・サービスの問題を解消していることを伝えて、これを使うことのメリットを説明する。

なぜなら、【起承転結】の流れでは、商品が発売されたことはわかりますが、商品の魅力は最後の【結】までわからないためです

聞き手はその商品・サービスを使うことのメリットを把握したいので、【結】は最後ではなく、【起】の直後に持ってくることが望ましく、【起承転結】の流れは、伝わるプレゼン向きの手法ではありません。

見やすさが重要!!伝わるプレゼン資料の作り方

プレゼンターの話が分かりやすくても、配布資料が複雑だと、こちらの意図は正しく伝わりません。プレゼン資料は、見やすいことが絶対条件です。プレゼンで話す内容も、配布資料もわかりやすさが何よりも重要です。

ここからはプレゼン資料の作り方について説明します。資料は、SDS法かPREP法に合わせて作成します。ただし、文字だらけの文章で構成すると配られた人たちは読むのが疲れてしまいます。

プレゼン資料を作る前にやるべきこと

プレゼンの資料は、伝えたいメッセージをわかりやすくシンプルに表現している必要があります。

何の準備もなく資料を作成しても、伝えるべき内容が整理できず、伝わらない資料になってしまいます。伝わるプレゼン資料を作る前に、プレゼンの目的の2つを思い出してください。

プレゼンの目的

1.目的・内容をわかりやすく伝える
2.相手に行動を起こしてもらう

この目的を明確にした上で、詳細の【Detail】や【Reeason】と【Example】を箇条書きで書き出します。相手が行動を起こしたくなるような、相手にとってのメリットを考えながら書き出します。

文章が少ない方が伝わる!!資料作成の極意

プレゼンで正しく情報を残すための手段として文章は重要ですが、内容が伝わりやすく記憶に残りやすいのは長い文章ではなく、図解や表やグラフなどを用いて視覚的に訴える資料です。

文章による説明はプレゼンの目的を伝えるメッセージ程度と最小限に留めて、多くの説明は視覚的に訴えられる図や表やグラフなどで表現して、補足説明を箇条書きで記載します。

グローバル共通!!Zの法則でストレスフリー

人が資料を読むときにストレスが少ないのは、「Zの法則」と呼ばれる構成で、資料を左上から右下に向かって書かれている資料です。

横書きの文章が左から右、上から下に書かれているのと同様に、資料も左上から右下へ作られていることで、読み手にとって読みやすい資料となります。

1ページを4分割した場合も、左上→左下→右上→右下ではなく、左上→右上→左下→右下の順に資料を構成します。表やグラフも左側に記載して補足説明を右側か表の下に記載します。

まとめ

今回は、ビジネスマンに必須スキルの伝わるプレゼンとプレゼン資料作成のコツについてご紹介しました。伝わるプレゼンには2つの目的があります。これを整理することが伝わるプレゼンを行う秘訣です。

  • わかりやすく伝えること
  • 相手に行動をとらせること

この2つを明確にできれば、伝わるプレゼンの8割は完成したようのものでのこりは、表や図、グラフを使って視覚的に訴えるだけです。まずは、プレゼンの目的を明確にすることを心掛けて伝わるプレゼンスキルを身につけましょう。